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30 septembre 2014

Conseils juridique et social

- Modifié le 2 août 2015

Quels sont les registres obligatoires ?

Cette fiche vous est proposée par le Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts Comptables.

 

L’employeur doit avoir différents registres obligatoires qu’il doit présenter à chaque demande de l’inspecteur du travail et, le cas échéant, tenir à disposition de certaines instances représentatives du personnel.

 

 

Registre unique du personnel

Document obligatoire tenu au siège des établissements où se trouve l’employeur ou son délégataire, quel que soit l’effectif de l’entreprise (art. L 1221-13 C. tr.)

A titre dérogatoire, il peut être tenu sur un support de substitution, notamment informatique ayant le même objet dès lors que des garanties de contrôles identiques existent (il doit permettre d’obtenir sans difficulté d’utilisation, de compréhension et de risque d’altération toutes les mentions obligatoires), après consultation des représentants du personnel (DP, CHSCT) et envoi de cet avis à l’inspecteur du travail

Les informations sont gardées pendant 5 ans à compter du départ du salarié

Mentions du registre :

-  Dans l’ordre d’embauchage, informations sur toutes les personnes travaillant dans l’établissement, quelle que soit la nature du contrat, celles mises à disposition, les travailleurs intérimaires

-  Mentions par salarié : nom, prénom, nationalité, date de naissance, le sexe, l’emploi et la qualification, la date d’entrée et de sortie, la date d’autorisation d’embauche ou de licenciement le cas échéant

-  Pour les travailleurs étrangers : photocopie de titre autorisant à travailler

-  Pour les intérimaires : mentionner « travailleur temporaire »

-  Pour les CDD : mentionner « contrat à durée déterminée »

-  Pour les salariés à temps partiel : mentionner « travailleur à temps partiel »

-  Pour les apprentis et contrats de professionnalisation : mentionner « apprenti » ou « contrat de professionnalisation »

Registre des délégués du personnel

Registre relié regroupant les notes des délégués du personnel à l’employeur et les réponses de ce dernier :

-  Les délégués remettent au chef d’établissement, 2 jours ouvrables avant la date où ils doivent être reçus, une note écrite exposant l’objet de leur demande

-  L’employeur répond par écrit, de manière motivée, à ces demandes au plus tard dans les 6 jours ouvrables suivant la réunion

Mise à disposition des salariés pendant 1 jour ouvrable par quinzaine et en dehors de leur temps de travail

Mise à disposition de l’inspecteur du travail et des délégués du personnel

(art. L 2315-12 C. tr.)

Registre des lieux et chantiers temporaires

Avoir la liste des chantiers et autres lieux de travail temporaire (sauf pour les entreprises agricoles)

(art. R 8113-1 C. tr.)

Registres des contrôles en matière d’hygiène et de sécurité

Garder pendant 5 ans les attestations, consignes et rapports relatifs aux vérifications et contrôles au titre de l’hygiène et de la sécurité du travail ainsi que les observations et mises en demeure de l’inspection du travail sur les questions d’hygiène, de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques (art. L 4711-1 et 5 C. tr.)

Informations pouvant être tenues dans un registre unique lorsque cette mesure est de nature à faciliter la conservation et la consultation de ces informations

Documents communiqués aux membres du CHSCT, aux délégués du personnel, au médecin du travail et, le cas échéant, aux représentants de l’organisme professionnel d’hygiène et de sécurité du secteur (OPPBTP dans le Bâtiment)

Registre du CHSCT

Registre tenu par l’employeur, à disposition des membres du CHSCT consignant les avis du CHSCT en présence d’un danger grave et imminent

(art. D 4132- 1 C. tr.)

Registre de consignation des alertes en matière de santé publique et d’environnement

Depuis le 1er avril 2014, obligation pour les employeurs de tenir sous leur responsabilité un registre consignant les alertes en matière de santé publique et d’environnement

(art. D 4133-1 à D 4133-3 C. tr.)

Les pages du registre doivent être numérotées

Registre à la disposition des membres du CHSCT

Registre des essais et exercices incendies

Obligation de tenir un registre pour les exercices et essais du matériel et des exercices pour lutter contre les incendies :

Dans les établissements où peuvent se trouver occupées ou réunies habituellement plus de 50 personnes, et dans ceux, quelle que soit leur importance, où sont manipulées et mises en œuvre des matières inflammables, une consigne doit indiquer le matériel d’extinction et de secours qui se trouve dans le local ou ses abords et le personnel chargé de mettre ce matériel en action (art. R 4227-39 C. tr.)

La consigne doit prévoir notamment des essais et visites périodiques du matériel et des exercices

Ces exercices et essais périodiques doivent avoir lieu au moins tous les six mois : un registre doit être tenu à la disposition de l’inspecteur du travail par l’employeur où figurent leur date et les observations auxquelles ils peuvent avoir donné lieu

Registre de repos hebdomadaire

Registre obligatoire quand le repos n’est pas donné collectivement pendant la journée entière du dimanche ou sous l’une des autres formes prévues par la loi (art. R 3172-1 à 5 C. tr.)

Mentionner le nom des salariés, le jour du repos

Registre pouvant être remplacé par des tableaux affichés auprès des horaires de travail

Registre tenu à la disposition des agents chargés du contrôle et communiqué aux salariés qui en font la demande

Registre du travail par relais, roulement, équipes successives

Dans les cas d’organisation du travail par relais, roulement, équipes successives, l’employeur doit afficher la composition nominative de chaque équipe, y compris les salariés mis à disposition par une entreprise de travail temporaire (art. D 3171-7 C. tr.)

Affichage pouvant être remplacé par un registre mis à jour et tenu à la disposition de l’inspecteur du travail et des délégués du personnel

 

En savoir plus ? Rendez-vous sur http://www.experts-comptables.fr/

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