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June 11, 2018

Gestion de la trésorerie

Quelles sont les fonctionnalités d'un bon logiciel de comptabilité ?

Quelles sont les fonctionnalités d'un bon logiciel de comptabilité ?

Il est clair qu’un logiciel de comptabilité est d’une grande utilité pour la tenue de la comptabilité et la gestion de tout type d’entreprise. Toutefois, seules les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité doivent guider votre choix pour tel ou tel système. 

Un bon logiciel comptable est en réalité celui qui dispose de fonctionnalités pertinentes capables de vous procurer un gain de temps et de réduire au mieux les traitements manuels. Concrètement, voici les principales fonctionnalités que doit posséder un bon logiciel de comptabilité.

 

Création de modèles comptables

La création de modèles est l’une des fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité la plus cruciale, car elle facilite considérablement la saisie et l’enregistrement des pièces et des informations comptables. 

Cette fonctionnalité permet à l’expert-comptable ou à vous-même de concevoir des modèles comptables selon le secteur et les opérations comptables fréquentes de l’entité. De cette façon, les enregistrements et saisies comptables seront plus faciles, plus rapides et plus efficaces, et même un comptable néophyte pourra faire des enregistrements avec facilité.

 

Mise à jour automatique

La fonctionnalité de mise à jour automatique permet de gagner considérablement en temps et de limiter certaines erreurs comptables. C’est pourquoi, au lieu de choisir un logiciel SaaS (plus lent et parfois pauvre en fonctionnalités), il est préférable de choisir un programme de comptabilité en ligne, qui possède cette option de mise à jour automatique.

 

Importation et exportation de données

L’import et l’export de données à partir ou vers d’autres programmes sont des fonctionnalités très importantes. Cela facilite : l’intégration de fichiers comptables (et évite ainsi les enregistrements manuels fastidieux) ; l’exportation partielle ou totale des fichiers comptables vers l’expert comptable, ou encore vers d’autres programmes de gestion ; et l’importation des données d’autres programmes dans le logiciel comptable.

Un bon logiciel comptable doit donc permettre d’effectuer ces tâches (import et export des données) aisément et à tout moment.

 

Sauvegarde de données

Cette option n’est pas toujours disponible sur certains logiciels. Elle est capitale pour l’exploitation et la sécurisation de vos données. Vérifiez qu’elle est bien effective (en essayant souvent de restaurer les données « sauvegardées »), et, par mesure de sécurité, dupliquez toujours vos sauvegardes.

 

Accessibilité depuis tous les supports (le Cloud)

Pour que vos données comptables soient accessibles à partir de plusieurs supports (ordinateur, téléphone, tablette, etc.) et d’une connexion internet, vous devez opter pour le Cloud. Vous gagnez beaucoup en flexibilité et en réactivité avec une telle fonctionnalité pour un logiciel comptable.

 

Gestion et édition des comptes généraux et auxiliaires

Ces fonctionnalités d’un logiciel comptable sont très utiles si vous utilisez un grand nombre de comptes fournisseurs, clients ou rémunération par exemple. 

Elles vous permettent de gérer, d’éditer, de lettrer ou de créer autant de comptes auxiliaires que vous avez besoin pour mieux suivre vos partenaires et collaborateurs (ces comptes seront centralisés à la fin pour respecter le plan comptable), cela étant également valable pour les comptes généraux.

 

Gestion budgétaire

Vous devez pouvoir utiliser votre logiciel de comptabilité pour le pilotage de l’entreprise. Quoi qu'il en soit, un logiciel comptable avec des options de gestion budgétaire vous aidera à faire des prévisions budgétaires, à vous servir de tableaux de bord et d’autres outils analytiques importants selon les particularités de votre entité et de vos opérations.

 

Intégration d’informations bancaires

La possibilité d’intégrer les données bancaires allège énormément l’enregistrement des informations comptables, puisqu’il n’y aura qu’à entrer les informations relatives aux opérations bancaires pour que les journaux bancaires reflètent plus de fiabilité d’exhaustivité.

 

Déclarations de la TVA

Un bon logiciel comptable doit également faciliter la gestion des déclarations de la TVA de votre entreprise, de même qu’il doit faciliter la réalisation des devis et des factures.

 

Sécurisation des données

Optez par ailleurs pour un logiciel comptable équipé d’un bon système de sécurité, afin de vous rassurer que les données confidentielles et cruciales de votre entreprise sont bien protégées.

En somme, gardez à l’esprit que le bon logiciel de comptabilité n’est pas forcément le plus coûteux, mais simplement celui qui dispose des fonctionnalités adaptées à vos exigences et besoins.

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