Comment réduire les frais professionnels de vos employés ?

Plus nécessaire que jamais, la chasse aux coûts passe par un contrôle accru des frais engagés par les salariés. Attention, cette vigilance ne doit en aucun cas s’exercer aux dépens de l’efficacité opérationnelle. On vous explique comment maîtriser vos coûts tout en favorisant vos employés. 

Les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle sont conduits parfois à avancer des frais au nom de leur entreprise. Ces derniers ont donc vocation à leur être remboursés par l’employeur. 

Mais est-ce qu’il y a un cadre précis régissant le fonctionnement des notes de frais ? Les salariés sont-ils toujours tenus d’avancer ces frais ? Selon les métiers, la nature du poste, le niveau de responsabilités et les conditions de travail des salariés, le montant des notes de frais peut atteindre chaque mois des sommes importantes. Réduire ses notes de frais pourrait donc être un sacré avantage pour vous. 

Comment mieux maîtriser ses coûts ?

Vous devez imposer des règles 

Établissez des règles claires et communiquez-les aux collaborateurs dès leur entrée en fonction. Fixez ainsi des plafonds pour le remboursement d’un repas d’affaires, d’une nuit d’hôtel, d’un cadeau… 

Listez les extras pris en charge, mais aussi ceux qui sont d’office exclus (minibar, taxis depuis ou vers le domicile, appels perso). Évitez, en revanche, de plafonner la fréquence de ces dépenses : si, par exemple, vous limitez le nombre de repas professionnels à cinq par semaine, certains collaborateurs mettront les bouchées doubles pour atteindre ce chiffre. 

Vous devez demander que les notes soient détaillées

Plus les formulaires de remboursement de frais sont détaillés, plus il est aisé de les contrôler et de prendre les mesures nécessaires pour les réduire. Cette exigence de précision a notamment le mérite de décourager les tricheurs. Pour les déjeuners, imposez que soient mentionnés le nom de l’invité ou du contact, ses coordonnées, sa fonction et enfin l’objet du rendez-vous. 

Vous devez traquer les fraudes 

Selon une étude menée par KDS, société spécialisée dans la réduction des coûts, 13% des salariés interrogés avouent gonfler leurs notes de frais. Profil type du tricheur selon KDS : un commercial travaillant dans l’informatique ou le conseil. 

Vous pouvez limiter au maximum les déplacements

La plupart des frais sont générés par des activités « en temps partagé » ou des déplacements : réunions, rendez-vous, etc. Pour tailler dans les coûts, il est donc judicieux de promouvoir une politique limitant au maximum les transports. 

Rapport en qualité satisfaction des collaborateurs 

Il faut savoir qu’une bonne gestion des notes de frais est un investissement rentable. En effet, maîtriser ces coûts facilite l'identification de dérapages et met en relief des sources d'économie non négligeables. 

Cela permet également de réduire un travail administratif et par là même, améliorer la productivité des collaborateurs : ceux qui ont des notes de frais à se faire rembourser et les contrôleurs de gestion. 

En effet, les salariés concernés doivent être peu impactés dans l’exécution de leurs tâches inscrites dans leur cœur de métier. Enfin, cela évite toute discussion et donc un mécontentement des personnes. Toute imprécision peut être générateur de réclamations et discussions stériles sans valeur ajoutée pour l'entreprise. La rigueur est donc de mise pour agir préventivement. 

À noter également que la question du bien-être au travail est au cœur des politiques RH actuelles. Le bonheur des salariés est devenu un enjeu crucial dans le développement d’une activité. Il est prouvé qu’un salarié heureux de sa condition sera beaucoup plus productif et in fine beaucoup plus rentable à votre entreprise. 

Certaines entreprises, comme Google, pionnière en la matière, ont placé la qualité de travail des salariés au cœur du dispositif du fonctionnement de leurs structures.