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May 14, 2018

Gestion de la trésorerie

Avantages et inconvénients de la dématérialisation des documents

Avantages et inconvénients de la dématérialisation des documents

 

La dématérialisation des documents est un système permettant d’arrêter l’utilisation du papier au profit du format numérique. Malgré les nombreux avantages de la dématérialisation des documents, il y a aussi quelques inconvénients.

Écologie, côté pratique, gain de temps, la dématérialisation des documents peut présenter plusieurs avantages pour une entreprise. En effet, elle offre à une société une nouvelle manière de gérer la paperasse. 

Elle repose sur un processus clair : éliminer le papier dans le traitement de dossiers et numériser l’ensemble des documents internes. En somme, la dématérialisation consiste à réaliser plusieurs opérations permettant de transformer des documents papier en fichiers numériques.  

On trouve deux formes de dématérialisation : la dématérialisation dite « native ». Pour une entreprise, cela consiste à recevoir directement des documents entrants sous forme d’informations numériques. 

En second, la dématérialisation dite « duplicative » de documents. À l’inverse de la première forme, les courriers ont été reçus au format papier. Dans le second cas, des opérations automatisées permettant de valoriser l’information et son traitement. 

 

Les avantages 

Le gain de place 

Si par le passé, les documents administratifs pouvaient s’amonceler sur les étagères de vos bureaux, ce n’est plus le cas aujourd’hui. Fini le temps où vous perdiez de la place à cause du stockage massif et nécessaire de ses documents. Désormais, les milliers de pages de contrats, de factures et d'opérations comptables se retrouvent archivées en version numérique. 

La réactivité et productivité de l’entreprise 

Grâce à la mise en œuvre de la dématérialisation des documents, les collaborateurs gagnent en productivité. En effet, ils se montrent plus rapides et ne perdent plus un temps précieux dans les classements des documents. 

Classés et numérisés, les documents se trouvent en un clic. Et peuvent être transmis instantanément dans le monde entier grâce aux e-mails, au Cloud, etc. Ainsi, les collaborateurs peuvent s’adapter face aux chargements. Le partage des informations est facilité et de ce fait le travail collaboratif plus performant. 

Les aspects écologiques et financiers 

Sur le plan économique, la dématérialisation des documents semble très avantageuse puisqu’elle permet une réduction des coûts de traitement des documents tels que les frais d’impression, de transports. En dématérialisant les documents, le papier utilisé par l’entreprise est considérablement réduit. Ce qui permet à l’entreprise de faire de réelles économies à court ou moyen terme. 

En effet, la consommation de papier est l’un des facteurs les plus coûteux pour une entreprise. De plus, l’entreprise a moins besoin de personnel d’archivage et moins de déplacement. Outre le côté financier, cette solution permet également d’œuvrer pour la planète. 

 

Les inconvénients 

La sécurité des documents 

La transition numérique peut être parfois difficile pour certaines entreprises qui hébergent des données très sensibles. La sécurité des données est un enjeu important qui peut conditionner la pérennité de l’entreprise. 

Ainsi, ces entreprises appréhendent un piratage et ne souhaitent pas prendre de risque. De nos jours, il existe toutefois des dispositifs de sécurité performants permettant de sécuriser efficacement tous les documents numérisés.

Un investissement important 

La dématérialisation peut représenter aussi un investissement important pour certaines entreprises.  En effet, il faut investir dans un matériel informatique performant. Étant donné que les données augmentent constamment, le matériel informatique se doit d'être de plus en plus opérationnel et assurer le stockage de toutes les informations.

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Commentaires (2)

May 15, 2018

Par Oriane

Bonjour, selon vous comment devons nous garder nos documents ? Dans un disque dur, cela suffit ?

March 25, 2022

Par Franck

Bonjour à tous. Le Covid 19 nous a appris pas mal de chose. D'une part tous les domaines, toutes les entreprises ont perdu de l'argent, mais d'autre part nous avons appris une nouvelle mode de travail. La digitalisation des entreprises est devenu un point fort d'un point de vu organisationnel. En tant qu'un responsable d'une agence immobilière, dès le premier confinement je me suis rendu compte que c'est presque impossible d'organiser le travaille à distance. Mon logiciel immobilier IWS aussi manquait de fonctionnalité importante pour un travail digital. Ils m'ont mis en place la fonctionnalité de signature électronique et en plus les machines virtuelles pour mes collaborateurs et le service VOIP. C'était vraiment une solution très rapide et maintenant je pense de développer les réseaux sociaux pour une meilleure communication en ligne avec mes clients acquéreurs ou vendeurs.

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