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May 16, 2018

Gestion de la trésorerie

5 fraudes possibles pour les notes de frais

5 fraudes possibles pour les notes de frais

Si les entreprises font de plus en plus attention, les fraudes sur les notes de frais sont encore fréquentes. Comment les éviter ? Pour éviter les fraudes au sein de votre entreprise, il faut savoir les repérer.

Les notes de frais sont souvent un sujet délicat dans les entreprises. C’est grâce à ces remboursements que les salariés ou dirigeants reçoivent de l’argent basé sur des justificatifs qu’ils produisent eux-mêmes. Mais ces justificatifs peuvent parfois être truqués. 

Dans le monde de l’entreprise, les petites et moyennes PME sont souvent sujettes à la fraude. Plusieurs études ont démontré que 15 à 20 % des salariés ont déjà gonflé leurs notes de frais pour percevoir une plus grosse somme d’argent auprès de leur employeur. Voici une liste des fraudes possibles pour les notes de frais

 

Les frais de repas 

C’est un grand classique en matière de notes de frais. De nombreux salariés tentent de se faire rembourser des choses qu’ils n’ont pas payées comme lors d’une invitation à un déjeuner. Ainsi, ils se font rembourser le repas sans même avoir dépensé d’argent. Toujours au restaurant, l’entreprise met en place des plafonds par personne. Toutefois, certaines personnes gonflent la note de frais sans difficulté en invitant des invités fictifs par exemple. 

Les frais kilométriques
Il s’agit de la fraude la plus fréquente : la déclaration des frais kilométriques. Que ce soit sur la distance ou sur le mode de transport, on peut toujours arranger la réalité. Certains malins usent d’ailleurs de subterfuges. On estime que 20 % en moyenne des déclarations seraient surévaluées, selon l’éditeur de logiciels Concur, qui est spécialisé dans les notes de frais.

 

Les frais de taxi 

Dans de nombreuses entreprises, les taxis sont souvent remboursés lorsque l’employé doit travailler tard le soir, par exemple. Mais il est toujours possible, pour ceux qui ne sont pas sommés par leur employeur de prendre les transports en commun, de maquiller la nature réelle du déplacement. Ainsi, les taxis peuvent être utilisés pour toutes sortes de déplacements qui ne rentrent pas vraiment dans le cadre du travail : sortie shopping, déjeuner à l’extérieur, etc. 

 

Les déplacements 

Dans certains pays, les notes de frais de repas ou les factures de taxis se résument encore à un bout de papier avec un tampon. Il est donc facile de gonfler la note et de mettre un montant nettement supérieur au prix de base. 

Lors de ses voyages d’affaires à l’étranger, on peut également jongler avec les devises. En effet, certaines entreprises n’ont pas de règles de conversion établies. En adoptant un taux très favorable, un pourcentage peut être gagné sur le taux de change.

 

Le matériel et les équipements 

De nombreux employés utilisent parfois les notes de frais pour s’acheter des costumes ou du matériel. Pour un indépendant, il s’agit, par exemple, d’avoir un bureau à son domicile et d’y imputer au prorata une partie de ses loyers, emprunts ou taxes. 

De nos jours, ces méthodes sont toutefois plus encadrées par la loi. Il reste aussi les cadeaux faits à ses bons clients, notamment en fin d’année.

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