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October 21, 2018

Gestion de la trésorerie

- Modifié le October 25, 2018

10 conseils pour un suivi de la facturation sans couac

10 conseils pour un suivi de la facturation sans couac

 

La trésorerie des petites entreprises dépend principalement du paiement rapide. Dans un environnement concurrentiel, sur un marché qui peut parfois être difficile, se permettre de laisser filer des paiements, s’est multipliée son exposition au risque. Voici une liste de 10 conseils pour vous aider à vous faire payer plus vite. 

1 – Sortez les factures à temps, surtout lorsque vous êtes débordé

Il s’agit d’un problème fréquent. Lorsque votre entreprise est en plein essor, prendre le temps d’envoyer des factures peut être difficile. Parce qu’il n’y a pas de service comptabilité dédié dans l’entreprise, éditer ces dernières peut être consommateur de temps…

Oui, mais ne pas passer par cette étape indispensable va impacter votre activité en décalant les paiements. Pensez à utiliser une application informatique de facturation pour préparer, envoyer les factures rapidement et ainsi se faire payer plus vite.

2 – Suivez les factures en attente de paiement

Le suivi des factures est lié à leur édition. Le temps est toujours une ressource rare dans une petite entreprise. Une fois de plus, une application informatique de facturation peut aider en automatisant des rappels en fonction de paramètres que vous aurez personnalisés. Pour être payé, pas le choix, il faut sortir les factures et les suivre.

3 – Surveillez le paiement de vos factures réalisé en plusieurs fois

Le pointage des comptes clients peut être difficile à certains moments. Ne le négligez pas. Assurez-vous déjà que vos clients comprennent vos numéros de facture et vos références pour chaque paiement qu’ils font.

4 – Facturez avec vitesse et précision

Votre équipe doit communiquer efficacement avec le responsable de la facturation. Le travail effectué doit être facturé correctement à chaque fois.

5 – Veillez à ce que tous les travaux effectués soient facturés

Êtes-vous vraiment certain que votre entreprise facture toutes les heures réalisées par les collaborateurs ?

Un logiciel de suivi du temps peut être utile si vous vous posez la question, notamment quand votre entreprise est composée de plusieurs personnes. À défaut, votre entreprise travaillera pour rien.

6 – Créez des factures qui ne seront pas mises de côté chez vos clients

Vous pouvez toujours concevoir vos factures de telle sorte qu’elles se démarquent des autres. Cependant, il sera toujours plus utile de construire une bonne relation de travail avec le service comptable de votre client.

Communiquez pour fluidifier les échanges (humains et financiers) et ainsi vous faire payer plus vite.

Ce conseil, vous l’avez compris, ne s’applique pas qu’à la sphère de la comptabilité. Portez donc une attention particulière à entretenir de bonnes relations avec tous les acteurs qui gravitent autour de vous, car des conflits ou des relations tendues s’expriment souvent au niveau des finances.

7 – Ajoutez les pénalités de retard

Si vous avez défini vos modalités de paiement clairement sur ​​votre facture et que le client les a ignorés, vous avez le droit de facturer des intérêts sous la forme de frais de retard. Soyez prêt néanmoins à la réaction de vos clients. Soit il réglera enfin la fameuse facture, soit il sera furieux, mais réfléchira à payer cette facture.

8 – Communiquez avec vos clients

L’envoi d’une facture n’est qu’une partie du processus pour se faire payer. La plupart de vos clients paient à temps et sans rappel, mais peut-être que d’autres ont besoin d’être invités à le faire.

L’envoi de courriels ou de lettres de rappel peut aider. Néanmoins si le service de comptabilité de votre client ne sait pas qui vous êtes, il peut ignorer vos rappels. La meilleure option est de prendre le téléphone et de parler à quelqu’un du service. Les appels téléphoniques avec une vraie personne sont beaucoup plus convaincants que les e-mails automatisés.

9 – Choisissez vos conditions de paiement

Pourquoi attendre 60 jours pour le paiement quand vous pourriez être payé en 20 jours ? Si vous réalisez un travail sérieux et que vous faites de votre mieux pour fournir vos produits et services, il n’y a aucune raison de jouer les banquiers. Ne vous laissez pas imposer des conditions de paiement et imposez les vôtres quand cela est possible afin de vous faire payer plus vite.

10 – Rappelez le client très rapidement en cas de non-paiement

Il ne faut pas laisser une facture en souffrance trop longtemps. Envoyez un rappel au bout de quelques jours, et prenez le téléphone si le paiement est en retard d’une semaine ou plus. Ne laissez pas dériver une facture. Cela peut cacher également d’autres problèmes plus profonds. La facturation peut vous servir d’outil d’alerte et de signe avant-coureur qu’un projet n’est pas (plus) viable.

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