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Communications téléphoniques : l'employeur peut-il les contrôler ?

Cette fiche vous est proposée par Wolters Kluwer.

 

L'employeur peut surveiller, sous certaines conditions, les appels passés par les salariés depuis leur téléphone professionnel. Il en va toutefois autrement s'agissant des salariés protégés.

 

  • L'employeur peut-il installer un autocommutateur ?

L’employeur peut installer un autocommutateur, lequel permet d’enregistrer la durée, le coût et les numéros des appels passés. S’agissant d’un dispositif de contrôle des salariés, il doit donc procéder, avant sa mise en place, à sa déclaration auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil), à la consultation du comité d’entreprise [C. trav., art. L. 2323-32] et à l’information des salariés [C. trav., art. L. 1222-4]. Dès lors que l’installation de l’autocommutateur répond à ses conditions, l’employeur pourra utiliser les relevés édités à l’appui d’une sanction, même s’il n’a pas au préalable informé le salarié qu’il vérifierait ses communications téléphoniques [Cass. soc., 29 janv. 2008, n° 06-45.279 : en l’occurrence, le salarié a été licencié pour avoir appelé depuis son téléphone professionnel des messageries de rencontres pour adultes].

 

  • Peut-il utiliser les factures détaillées ?

L’employeur peut valablement se servir des factures détaillées fournies par l’opérateur téléphonique afin de surveiller les numéros appelés par le salarié depuis son téléphone professionnel, sans devoir l’en informer au préalable [Cass. soc., 15 mai 2001, n° 99-42.937].

 

  • Peut-il procéder à des écoutes ?

La mise en place d’écoutes téléphoniques, qui peut être justifiée par des impératifs de sécurité, constitue également un dispositif de surveillance des salariés. Elle doit donc respecter les conditions évoquées ci-dessus s’agissant du recours à un autocommutateur : consultation du CE, information des salariés et déclaration à la Cnil (une déclaration simplifiée existe pour certaines écoutes, voir ci-dessous).

Ainsi, l’écoute d’une communication téléphonique réalisée à l’insu du salarié ne peut être utilisée par l’employeur comme moyen de preuve en vue d’une sanction [Cass. soc., 16 déc. 2008, n° 07-43.993]. En revanche, dès lors que le salarié a été dûment informé de ce que ses conversations téléphoniques seraient enregistrées, les écoutes réalisées constituent un mode de preuve valable [Cass. soc., 14 mars 2000, n° 98-42.090].

 

ATTENTION

Le fait de procéder à des écoutes téléphoniques de manière dissimulée, sans le consentement de la personne, constitue le délit d’atteinte à la vie privée, passible d’un an de prison et de 45 000 € d’amende [C. pén., art. 226-1]. Pour l’administration, le salarié doit donc donner son accord, au moins implicite, à l’écoute de ses conversations [Rép. min., JO AN Q, 2 avr. 1992, p. 1540]. Par ailleurs, le délit n’est constitué que si l’écoute dissimulée porte sur des propos à caractère non professionnel [Cass. crim., 14 févr. 2006, n° 05-84.384].

 

  • Qu'en est-il des SMS (textos) ?

Si l’employeur ne peut utiliser des écoutes téléphoniques effectuées à l’insu du salarié, il en va différemment des textos envoyés depuis le téléphone portable professionnel. En effet, le salarié ne peut ignorer qu’ils sont enregistrés par l’appareil récepteur [Cass. soc., 23 mai 2007, n° 06-43.209]. Ces SMS sont donc présumés avoir un caractère professionnel, l’employeur pouvant donc les consulter sans que l’intéressé soit présent, et ce sauf s’ils sont identifiés comme étant personnels (messages débutant par la mention « Personnel » ou « Privé ») [Cass. com., 10 févr. 2015, n° 13-14.779].

 

  • Quelles sont les règles pour les salariés protégés ?

Pour l’accomplissement de leur mission légale et la préservation de la confidentialité qui s’y attache, les salariés protégés doivent disposer d’un matériel excluant l’interception de leurs communications téléphoniques et l’identification de leurs correspondants. Tous les salariés protégés sont concernés : représentants du personnel [Cass. soc., 6 avr. 2004, n° 02-40.498], administrateurs de l’Urssaf [Cass. soc., 4 avr. 2012, n° 10-20.845], conseillers prud’homaux, conseillers du salarié, etc. [C. trav., art. L. 2411-1]. En pratique, l’employeur ne pourra pas surveiller leurs communications téléphoniques : leurs lignes ne devront pas être reliées à un autocommutateur et les relevés fournis par l’opérateur téléphonique ne pourront être utilisés à leur encontre dès lors qu’ils permettent d’identifier les correspondants.

 

  • En quoi consiste la déclaration simplifiée à la CNIL ?

Si le système d’écoute et d’enregistrement téléphoniques mis en place remplit le cahier des charges fixé par la Cnil, l’employeur doit seulement lui envoyer un engagement de conformité et peut directement commencer à utiliser le dispositif [Délib. Cnil n° 2014-474, 27 nov. 2014, JO 6 janv. 2015]. En revanche, si toutes les exigences ne sont pas réunies, il devra passer par une déclaration de droit commun.

 

> Dispositifs concernés. Seuls peuvent bénéficier de la déclaration simplifiée les dispositifs relatifs à l’écoute et à l’enregistrement ponctuel des conversations téléphoniques sur le lieu de travail et qui répondent aux conditions de la norme simplifiée. Sont exclus les enregistrements audiovisuels, les écoutes faisant l’objet d’un couplage avec des captures d’écran du poste informatique du salarié et l’enregistrement permanent ou systématique des appels sur le lieu de travail. Le dispositif doit être mis en œuvre pour l’une au moins des finalités suivantes :

  1. la formation des employés ;
  2. l’évaluation des employés ;
  3. l’amélioration de la qualité du service.

 

> Données pouvant être traitées. Dans le cadre de l’élaboration des documents d’analyse, les données collectées et traitées doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités. Elles peuvent porter sur :

  1. les données d’identification du salarié et de l’évaluateur ;
  2. les informations techniques relatives à l’appel (date, heure et durée de celui-ci) ;
  3. l’évaluation professionnelle du salarié.

Les données traitées incluent les enregistrements sonores.

Les destinataires de ces données sont limités : il s’agit des personnes chargées de la formation des employés, de leur évaluation et de l’amélioration de la qualité du service.

 

> Obligations d’information. Les salariés et leurs interlocuteurs doivent être informés :

  1. de l’identité du responsable du traitement ;
  2. de la finalité poursuivie par le traitement ;
  3. des catégories de données traitées, des destinataires des données ;
  4. de leurs droits d’accès, de rectification, d’opposition ainsi que des modalités d’exercice de ces derniers ;
  5. des transferts de données envisagés à destination d’un État non membre de l’Union européenne.

Les personnes doivent être informées de leur droit d’opposition avant la fin de la collecte des données les concernant, pour être en mesure de refuser cette dernière.

 

> Conservation des données. Les données ne peuvent être conservées que pour une durée pertinente au regard de la finalité justifiant leur traitement. Dans tous les cas, les enregistrements ne doivent pas être conservés au-delà de six mois à compter de leur collecte. Pour ce qui est des documents d’analyse établis à partir des données personnelles, leur durée de conservation est fixée au maximum à un an.

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