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Comment mettre en place un contrat collectif d’entreprise ?

Dirigeant ou responsable des ressources humaines, votre entreprise va souscrire à des contrats collectifs de protection sociale pour ses salariés ? Quel formalisme à respecter ? Quels sont les impacts ? Quels sont les salariés concernés ?... 

Découvrez l’ensemble des modalités de mise en place d’un contrat collectif obligatoire.


 

Comment mettre en place un « régime collectif et obligatoire » ?

Souscrire à un contrat de prévoyance complémentaire pour ses salariés ne suffit pas à certifier son caractère «collectif et obligatoire ». Pour ouvrir droit aux exonérations fiscales et sociales et vous devez préalablement à cette souscription, respecter un certain formalisme écrit pour la mise en place d’un régime de prévoyance complémentaire dans votre entreprise.

Pour être réputé obligatoire à l'égard des salariés, le régime collectif de santé et/ou de prévoyance doit être mis en place selon l'une des trois modalités suivantes :

  • par un accord collectif ayant fait préalablement l'objet d'une négociation collective au niveau d’une branche professionnelle, d'un accord d’entreprise ou d'un accord d’établissement
  • ou, par un accord approuvé par référendum au sein de l’entreprise ou de l’établissement à la majorité des inscrits
  • ou, par une décision unilatérale de l’employeur (DUE) constatée par un écrit remis à chaque salarié

     

Accord collectif, référendum ou décision unilatérale ? Quels impacts ?

Contrat collectif : Mise en place visuel

Le plus souvent, la mise en place d’une couverture de prévoyance fait l’objet d’unenégociation au niveau de la branche professionnelle : dans ce cas l’ensemble des entreprises appartenant à cette branche bénéficieront du même régime de protection sociale complémentaire pour leurs salariés (même garanties et/ou même taux de cotisation) sans qu’il soit nécessaire de prévoir un support de mise en place au niveau de l’entreprise (sauf en cas d’amélioration du régime par accord d’entreprise, accord référendaire ou DUE).

La négociation peut également avoir lieu au niveau de l’entreprise dès lors qu’il y a au moins un délégué syndical.
 

Plusieurs entreprises petites ou moyennes peuvent également se regrouper au plan local ou départemental afin de négocier cette mise en place, même si elles n’appartiennent pas à la même branche professionnelle.

Dans le cas des PME, dont les effectifs sont plus réduits, le choix du support de mise en mise en place est le plus souvent interne à l’entreprise, c’est-à-dire : ou bien par référendum ou bien, le plus souvent par décision unilatérale de l’employeur (vote des salariés).

Lorsque le contrat collectif est mis en place suite à une décision unilatérale de l’employeur, le caractère obligatoire dépend de la date d’arrivée des salariés dans l’entreprise. Si les salariés présents au moment de la mise en place du régime ont le choix d’adhérer ou non à la couverture de prévoyance, toutnouvel embauché a en principe l’obligation d’y adhérer sauf cas dérogatoire définis ci-dessous..
 

Quels salariés bénéficient du contrat collectif obligatoire ?

A priori, un contrat collectif obligatoire est par définition destiné à l’ensemble des salariés d’une entreprise ou à une catégorie de salariés objectivement définie, qui ont obligation d’adhérer au régime retenu par l’entreprise.

Cependant, la loi prévoit des dispenses d’affiliation sans que cela ne remette en cause le caractère obligatoire du régime. 

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Entrepreneur

16/07/2014

Emakina France

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Mise en place Mise en place par accord pour une durée de 3 ans (reconduction tacite possible si prévu par l’accord) Accord contenant au moins les clauses suivantes : préambule (motifs de l’accord, raisons du choix des modalités de calcul et des critères de répartition), période pour laquelle il est conclu, objectifs fixés pour bénéficier de la prime, modalités de calcul de l’intéressement et critères de répartition, dates de versement, conditions dans lesquelles le comité d’entreprise est consulté sur l’accord, etc. Dépôt de l’accord à la DIRECCTE Bénéficiaires Le salarié peut percevoir une prime d’intéressement si les conditions fixées par l’accord ou la convention sont remplies Une durée minimale d’ancienneté de 3 mois maximum peut être exigée Possibilité d’étendre le bénéfice de l’intéressement aux chefs d’entreprise ou, pour les personnes morales, leurs présidents, directeurs généraux, gérants ou membres du directoire, ainsi que le conjoint du chef d’entreprise s’il a le statut de conjoint collaborateur ou de conjoint associé (dans les entreprises dont l’effectif habituel comprend au moins un et au plus 250 salariés) Information Remise d’un livret d’épargne salariale : présentation du dispositif, date de répartition des droits du salarié, état récapitulatif des sommes et valeurs mobilières épargnées ou transférées au sein de l’entreprise Information par une fiche distincte du bulletin de paie sur la somme attribuée au salarié : montant global de l’intéressement, montant moyen perçu par les bénéficiaires, montant des droits attribués au salarié, retenue au titre de la CSG CRDS Montant de la prime Le montant de la prime dépend des modalités de calcul retenues et des modalités de répartition prévues par l’accord (en fonction des salaires, du temps de présence, uniformément réparti ou en combinant les trois) Il doit résulter d’un calcul lié aux résultats ou aux performances de l’entreprise Montant plafonné : - Plafond global : 20 % du total des salaires bruts versés aux personnes concernées - Plafond individuel : moitié du plafond annuel de la sécurité sociale soit 18 774 € pour tout versement au titre de l’exercice 2014 Versement de la prime Conditions de versement de la prime fixées par l’accord Sommes dues versées selon les dispositions de l’accord, au plus tard le dernier jour du 7e mois suivant la clôture de l’exercice La somme distribuée est directement disponible au salarié, qui peut la reverser sur un plan d’épargne ou la a transférer sur un compte épargne-temps Régime social et fiscal Prime exonérée de cotisations sociales Assujettissement à CSG/CRDS et forfait social Prime imposable à l’IR sauf en cas de versement sur un plan d’épargne d’entreprise (PEE), un plan d’épargne interentreprises (PEI) ou un plan d’épargne pour la retraite collectif (Perco) Crédit d’impôt intéressement sous conditions   2.       Participation   Principe Il s’agit de garantir la redistribution aux salariés d’une partie des bénéfices de l’entreprise, sous forme d’une participation financière à effet différé (art. L 3321-1 C. tr.) Mise en place Mise en place par accord pour une durée à fixer dans l’accord (pas de durée maximale) En l’absence d’accord, régime « d’autorité » imposé à l’entreprise Contenu contenant au moins les clauses suivantes : date de conclusion, de prise d’effet et durée pour laquelle il est conclu, formule servant de base au calcul de la réserve spéciale de participation, durée d’indisponibilité des droits, modalités et plafonds de répartition de la RSP, nature et modalités de gestion des droits, conditions d’information des salariés, etc. Obligation de conclure l’accord dans le délai d’un an suivant la clôture de l’exercice au titre duquel sont nés les droits des salariés Dépôt de l’accord à la DIRECCTE Bénéficiaires La participation est obligatoire dans les entreprises de 50 salariés minimum, en-deçà, elle est facultative Tous les salariés doivent en bénéficier, dans les conditions prévues par l’accord, et une durée minimale d’ancienneté de 3 mois maximum peut être exigée Possibilité d’extension aux dirigeants et conjoints collaborateurs ou associés (entreprises de moins de 50 salariés ayant mis en place volontairement un régime de participation et entreprises dont les effectifs sont compris entre un et 250 salariés, disposant d’un accord dérogatoire de participation pour la part de la réserve spéciale de participation dépassant le montant de la participation légale) Information L’accord doit prévoir les conditions d’information du salarié sur l’application des dispositions relatives à la participation Il doit être informé des sommes et valeurs qu’il détient dans les 6 mois de la clôture de chaque exercice Remise d’un livret d’épargne salariale : présentation du dispositif, date de la répartition des droits, état récapitulatif des sommes et valeurs mobilières épargnées ou transférées au sein de l’entreprise Information par une fiche distincte du bulletin de paie sur la somme attribuée au salarié : montant global de la RSP pour l’exercice, montant des droits attribués au salarié, retenue au titre de la CSG/CRDS, date à partir de laquelle ils sont négociables ou exigibles, cas de liquidation exceptionnelle ou de transfert Montant de la prime Montant variant selon les critères définis par l’accord L’entreprise doit constituer une réserve spéciale de participation (RSP), sur la base d’une formule de calcul prenant en compte le bénéfice net, les capitaux propres, les salaires et la valeur ajoutée Les sommes versées dans la réserve sont réparties entre les salariés, selon des critères de répartition négociés (répartition uniforme ou en proportion des salaires, ou en proportion du temps de présence dans l’entreprise, ou en combinant ces trois critères) Le montant de la participation déterminé après clôture des comptes de l’exercice Les droits à participation pouvant être versés à un même salarié au titre d’un exercice donné font l’objet d’un plafonnement individuel fixé à ¾ du montant du plafond de sécurité sociale Versement de la prime En principe, sommes bloquées pour une durée de 5 ans (8 en l’absence d’accord) sauf versement immédiat à la demande du salarié, dans les 15 jours de l’information sur le montant attribué Quand les sommes ont été bloquées, il y a des cas de déblocage anticipé : mariage, naissance d’un 3e enfant ou plus, divorce en cas de garde d’au moins un enfant mineur, invalidité (classement au moins en 2e catégorie), décès (du salarié ou de son conjoint), rupture du contrat de travail, création ou reprise d’entreprise, acquisition ou agrandissement de la résidence principale, installation en vue de l’exercice d’une profession libérale, surendettement Versement de la participation effectué avant le 1er jour du 5ème mois suivant la clôture de l’exercice au titre duquel la participation est attribuée Régime social et fiscal Sommes bloquées exonérées d’impôt sur le revenu et de cotisations sociales En cas de versement immédiat des droits, montant soumis à l’impôt sur le revenu Assujettissement à CSG/CRDS et forfait social   3.       Plans d’épargne entreprise (PEE)   Principe Dispositif facultatif permettant au salarié d’augmenter ses revenus par la constitution, avec l’aide de l’entreprise, d’un portefeuille de valeurs mobilières (art. L 3332-1 C. tr.) Mise en place Entreprises sans délégués syndicaux ou comité d’entreprise : mise en place par décision unilatérale du chef d’entreprise Entreprises avec délégués syndicaux ou comité d’entreprise : négociation Dépôt de l’accord à la DIRECCTE Bénéficiaires Tous les salariés doivent en bénéficier, dans les conditions prévues par l’accord, et une durée minimale d’ancienneté de 3 mois maximum peut être exigée Les retraités peuvent continuer à effectuer des versements sur le PEE, mais il n’y a plus d’abondement Possibilité d’en étendre le bénéfice aux chefs d’entreprise ou, s’il s’agit de personnes morales, leurs présidents, directeurs généraux, gérants ou membres du directoire, ainsi que le conjoint du chef d’entreprise s’il a le statut de conjoint collaborateur ou de conjoint associé (dans les entreprises dont l’effectif habituel comprend au moins un et au plus 250 salariés) Information Remise d’un livret d’épargne salariale : présentation du dispositif, date de la répartition des droits Quand le salarié quitte l’entreprise : état récapitulatif des sommes et valeurs mobilières épargnées ou transférées au sein de l’entreprise Versements sur le PEE Versements du salarié -     Intéressement -     Participation -     Epargne personnelle du salarié -     Transfert des droits du compte épargne-temps -     Transfert de l’épargne des salariés provenant d’un autre plan d’épargne entreprise ou de l’accord de participation du précédent employeur Montant fixé volontairement par le salarié Un montant annuel minimum peut être fixé (160 € maximum) Le montant maximum annuel versé par le salarié ne peut être supérieur au quart de sa rémunération annuelle (salaire brut) Versements par l’entreprise (abondement) Abondement facultatif mais l’entreprise doit au moins prendre en charge les frais de tenue du compte Le montant maximum de l’abondement est de 300 % du versement du salarié et de 8 % du plafond de sécurité sociale Abondement non imposable sur le revenu Les sommes épargnées sur le PEE sont bloquées pendant au moins 5 ans sauf cas de déblocage anticipé autorisé : mariage, naissance d’un 3e enfant ou plus, divorce en cas de garde d’au moins un enfant mineur, invalidité (incapacité d’au moins 80 %), décès (du salarié ou de son conjoint), cessation du contrat de travail, création ou reprise d’entreprise, acquisition ou agrandissement de la résidence principale, surendettement, liquidation judiciaire ou cession de l’entreprise Portefeuille Les sommes recueillies par le PEE servent à acquérir un portefeuille constitué de valeurs mobilières : titres de la société ou supports financiers, qui sont le plus souvent des fonds communs de placement d’entreprise (FCPE) avec obligation de proposer un fonds solidaire Régime social et fiscal L’abondement de l’entreprise est exonéré de cotisations sociales Assujettissement à CSG/CRDS L’abondement n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu et aux charges sociales, mais soumis à CSG/CRDS et forfait social     Points de vigilance : la mise en place des dispositifs d’épargne salariale répond à des conditions strictes (délai, forme, champ d’application, information, etc.). Leur non-respect expose l’employeur à la remise en cause des exonérations sociales et fiscales qui y sont attachées. Il convient donc d’être vigilant sur ces modalités.   En savoir plus ? Rendez-vous sur http://www.experts-comptables.fr/

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