Un justificatif est-il vraiment nécessaire pour vos notes de frais ?  

En tant que salarié ou même chef d’entreprise, vous pouvez être amené à engager des frais ou des dépenses dans le cadre de votre mission. Ces dépenses sont remboursables et acceptées en comptabilité, à condition que vous fournissez une note de frais assortie d'un justificatif, du moins une note de frais qui obéit aux règles fiscales. Mais un justificatif est-il toujours nécessaire ?

Quoi qu’il en soit, il faut savoir d’emblée que le privilège fiscal dont bénéficient les notes de frais pousse l’URSSAF à surveiller de très près leur conformité, et l’employeur s'expose à des risques en cas de contrôle de l’URSSAF.

Fonctionnement du justificatif pour les notes de frais

Selon la règle fiscale afférente, toute note de frais (document - généralement sous forme de fiche - rempli par un employé ou un chef d’entreprise afin de se faire rembourser des dépenses qu’il aurait engagées) doit impérativement être assortie d’un justificatif de frais.

Le justificatif d’une note de frais doit toutefois correspondre à une dépense professionnelle qui est conforme à l’objet social et justifié (c’est-à-dire une dépense engagée dans le cadre de la mission de l’employé ou du chef d’entreprise, et dans l’intérêt de l’entreprise). Sinon, les frais engagés ne pourront être pris en compte par la comptabilité, et par conséquent, ne seront pas remboursés.

Selon la nature de la dépense, les justificatifs pour une note de frais peuvent être de plusieurs formes et soumises à certaines conditions :

Pour les frais de repas

L’original du reçu papier suivi de la mention « payée » suffit pour justifier une note de frais. Si l’employé invite un client ou un partenaire au repas par exemple, il faudra justifier cette invitation en précisant le nom, la fonction et l’entreprise de l’invité ;

Pour les frais kilométriques

L’employé doit fournir la carte grise de son véhicule, et indiquer le motif du déplacement, la destination, le total de kilomètres parcourus, ainsi que la puissance fiscale de la voiture ;

Pour les frais de transport

La note de frais doit être accompagnée des ou du billet de transport et d’une indication du motif du déplacement ; il peut aussi s’agir des frais de carburant et des tickets de péage, lorsque l’employé utilise le véhicule de l’entreprise. 

Les dépenses afférentes au trajet nécessaire pour arriver au point de départ du déplacement peuvent également faire l’objet d’un remboursement (le trajet habituel pour arriver au lieu de travail n’étant pas concerné) ;

Pour les frais d’hébergement

Le justificatif de la note de frais doit être une facture indiquant le nombre de nuitées, le total des frais liés à la pièce occupée, ainsi qu’un solde nul ;

Pour les autres frais

Se rassurer de toujours justifier chaque note de frais, et fournir de préférence un reçu. Contrairement à la facture, le reçu contient plus d’informations justifiant la dépense.

Par ailleurs, pour les remboursements réels, le justificatif de la note de frais doit obligatoirement être un original, car l’employé est remboursé ici au centime près des frais réellement avancés. Les remboursements forfaitaires quant à eux suivent le barème arrêté par l’URSSAF.

Quels risques en cas de contrôle ? 

L’entreprise doit pouvoir justifier toutes les dépenses professionnelles effectuées et admises au remboursement au titre des notes de frais. En cas de contrôle de l’URSSAF, l’entreprise risque un redressement fiscal si jamais elle possède des notes de frais non ou incorrectement justifiées.

Qu’en est-il lorsque le justificatif est introuvable ?

Selon la règle fiscale, une note de frais sans justificatif papier n’est pas remboursable, et la dépense y afférente est considérée comme personnelle. Mais si vous avez effectivement perdu le justificatif de votre dépense, deux solutions sont possibles :

• Demander au prestataire un duplicata du justificatif ;
• Rédiger une déclaration sur l’honneur : elle peut être dactylographiée ou manuscrite, et doit contenir votre nom, vos coordonnées, les dépenses engagées et votre signature.

Est-il possible de se faire rembourser une dépense sans justificatif original ?

A priori et d’après les éléments précédents, la réponse est non. Mais il existe deux cas où une note de frais peut être remboursée sans avoir besoin d’un justificatif original (ces cas sont toutefois laissés à l’appréciation de l’entreprise) : 

• Le cas d’une dépense professionnelle d’une valeur faible : des frais de repas de 35 euros par exemple ;
• Le cas d’une situation extraordinaire et rare (dépense qui n’est engagée qu’une ou deux fois par an par exemple).