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22 avril 2015

Ressources humaines, recrutement, formation

- Modifié le 30 juillet 2015

Signature électronique : quelles applications pour les TPE/PME ?

Cette fiche est rédigée par le Groupe la Poste.

 

  • Quelle valeur juridique ?

Depuis mars 2000, la signature numérique d’un document a en France la même valeur légale qu’une signature manuscrite, conformément à la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 et à son décret d’application n° 2001-272 du 30 mars 2001.

 

  • Quels documents sont éligibles ?

La signature électronique permet de gagner en efficacité et en sérénité pour la plupart de vos documents internes et commerciaux : que ce contrats de travail, règlement intérieur, devis, contrat, bon de commande, facture, compte-rendu d’intervention, souscription à une assurance...Bref, elle s’adapte à la plupart des documents qui font actuellement l’objet d’une signature manuscrite.

 

  • Comment cela marche ?

 

4 étapes sont nécessaires :

-Créer un circuit de signature :

  • Connectez-vous sur une plateforme sécurisée
  • Renseignez les signataires
  • Importez vos documents à signer
  • Planifiez vos envois, demandez des pièces justificatives, informez des contacts de l’état de la signature...

-Informer les signataires

  • Chaque signataire reçoit un lien par e-mail pour accéder aux documents 
  • Il visualise le document et le signe grâce à un code unique transmis par SMS
  • Une fois le document signé par tous, des tampons attestent de la signature électronique

-Sécuriser le document

  • scellage
  • horodatage
  • archivage en France par Docapost, tiers de confiance

-Piloter les signatures

  • Suivez l’avancée de vos opérations depuis votre interface

 

  • Quels avantages pour les PME ?

 

La signature électronique permet d’accélérer les échanges et de sécuriser les documents.

-Accélérer les échanges

  • éviter les indisponibilités des signataires
  • limiter les flux physiques, risques de perte de document, sources de retards et de changement de position des signataires
  • permettre un accès en mobilité

-Sécuriser les documents :

  • Bénéficier d’un archivage en France pendant 10 ans
  • S’appuyer sur Docapost, tiers de confiance 
  • Conserver un original numérique en lieu sûr
  • éviter les modifications à posteriori

-Optimiser la gestion :

  • réduire l’archivage sur site et les coûts liés à leur sécurisation
  • réduire les coûts internes : une étude du Gartner Group indique que le flux de signature électronique représente une économie de 29% par rapport au flux de signature physique.

 

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