Quels outils pour simplifier vos notes de frais ?

Pour les petites entreprises en plein essor, la gestion des notes de frais peut vite devenir un véritable casse-tête. Il s’agit d’une activité à la fois fastidieuse et chronophage, qui demande une gestion rigoureuse au quotidien. Heureusement, il existe aujourd’hui plusieurs logiciels de notes de frais qui peuvent vous aider. On fait le point ! 

Les logiciels de notes de frais sont des logiciels de finance et de comptabilité qui vous permettent de saisir rapidement vos demandes de remboursement suite à une dépense réalisée dans le cadre de votre activité professionnelle. Les logiciels en ligne de notes de frais vous permettent de soumettre immédiatement les demandes à la personne en charge de la validation (manager, comptable, dirigeant, etc.). 

Les demandes sont ensuite validées en notes de frais puis le remboursement des frais est effectué. Pour vous aider à trouver le logiciel qui vous correspond, voici la liste des principaux logiciels de notes de frais.

La liste des logiciels existants

Philéas Gestion, l’outil de pilotage des frais professionnels 

Philéas Gestion est un logiciel en ligne de gestion des notes de frais et des frais kilométriques calculant automatiquement la TVA.  

Notilus, logiciel de notes de frais et de voyages professionnels

Notilus est un logiciel de gestion des notes de frais et des frais professionnels (déplacements, frais téléphoniques, repas). C’est une solution idéale pour les cadres en déplacement qui passent des heures à saisir correctement leurs frais. C'est aussi la garantie de ne pas perdre de reçus et de supprimer tout risque d'erreur. 

La solution de notes de frais Notilus permet de saisir ses frais à la volée grâce à la photographie de reçus directement depuis son smartphone. 

Cleemy, la gestion des notes de frais

Cleemy est une solution de gestion des notes de frais utilisée par plus de 200 sociétés dont : SPIE, Michel et Augustin, Fives, Square Habitat, Pernod Ricard. Le logiciel Cleemy permet aux déclarants comme aux responsables administratifs intervenant dans le processus de traitement des notes de frais de gagner du temps. 

Concur, un logiciel innovant 

Concur fait également partie des logiciels innovants pour vos notes de frais et déplacements professionnels. 

Expensya, un logiciel très élaboré

Expensya est une solution web et mobile de gestion de notes de frais en ligne pour toutes les entreprises et les comptables. Accessible depuis un ordinateur (via navigateur web) ou depuis un smartphone (iPhone, Android, Windows Phone), Expensya permet aux collaborateurs de saisir leurs frais, peu importe où ils se trouvent. 

ManaCost est un logiciel utilisable en ligne qui vous permet de gérer vos notes de frais.

ManaCost est gratuit et surtout sans limites de temps ni d'utilisateurs. Il suffit de collecter simplement les notes de frais de vos collaborateurs, tout est accessible en ligne.

5 astuces pour gérer au mieux vos notes de frais 

Vous pouvez utiliser un logiciel dédié

Si vous êtes à la recherche d’une solution pour les notes de frais, vous êtes probablement dirigeant d’entreprise, DAF, DRH ou chef comptable. Vous avez donc pleinement conscience du temps gâché par le suivi administratif des notes de frais. 

Plafonnez le montant des repas et faites des économies sans frustrer vos salariés. En appliquant un plafond correspondant à 1,5 fois le montant moyen d’un repas, vous économiserez environ 16% de charges si vous n’aviez pas encore défini de plafond.

Vous devez limiter l’utilisation des véhicules personnels aux trajets de moins de 200 km par jour

Prendre le train puis louer une voiture est plus économique au-delà de cette distance. De plus, un collaborateur derrière son volant ne peut pas travailler.

Vous pouvez économiser 2,5% de vos frais en récupérant toute la TVA

De nombreuses entreprises se limitent à récupérer la TVA sur les repas d’affaires avec les clients et fournisseurs. Toutefois, il est parfaitement autorisé de déduire la TVA sur les repas en mission.

Il faut dématérialiser vos justificatifs de frais

En donnant la numérisation des justificatifs aux déclarants, vous n’avez plus à trier les papiers qui se déversent sur le bureau de vos comptables. Le rapprochement comptable est beaucoup plus rapide à partir des justificatifs numériques.