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April 25, 2019

Ressources humaines, recrutement, formation

Ponts de mai : 5 règles simples pour s'en sortir avec le casse-tête du planning

Ponts de mai : 5 règles simples pour s'en sortir avec le casse-tête du planning

 

Comme chaque année, le mois de mai est un mois haché, rempli de jours fériés permettant aux collaborateurs qui le souhaitent de faire le pont. 2019 ne déroge pas à la règle, avec 3 jours fériés au beau milieu de la semaine (mercredis 1er et 8 mai, jeudi 30 mai). Pour les entreprises, ce n'est pas toujours simple d'anticiper les congés qui seront pris par les collaborateurs. WikiPME vous propose 5 règles simples pour s'en sortir de la meilleure des manières avec le planning.

 

1. Anticiper et responsabiliser

 

On ne le dira jamais assez : pour gérer au mieux les plannings, rien de mieux qu'anticiper en demandant le plus en amont possible aux équipes quels sont les ponts qu'elles souhaiteraient faire. De manière générale, certaines clauses juridiques permettent d'obliger les salariés à demander leurs congés en amont - toutefois, il n'est jamais réellement préférable de forcer des collaborateurs sur ce sujet. Leur expliquer pourquoi c'est délicat en matière de poursuite d'activité et jouer sur leur sens des responsabilités est beaucoup plus indiqué. Ce peut par ailleurs être mis en lien avec des projets qui pourraient être dans une phase critique pendant le mois de mai.

 

2. Programmer et coordonner

 

Lorsque l'entreprise connaît les souhaits de ses équipes, deux situations peuvent arriver : soit les congés demandés sont progressifs et ne se recoupent pas - auquel cas la situation sera plus simple pour l'entreprise ; soit les congés demandés se recoupent. Dans ce cas, la situation peut devenir problématique dans une TPE ou PME : si l'entreprise compte 12 salariés et que seulement 2 collaborateurs souhaitent prendre la même semaine, c'est 15% de la force de travail qui ne sera pas là ! Pour cette situation, il est recommandé d'essayer de trouver un terrain d'entente entre les collaborateurs afin de mieux coordonner les congés.

 

3. Prévenir les parties prenantes

 

Dans le cas où la poursuite d'activité ne pourrait être parfaitement assurée, il est primordial de prévenir les principaux clients qui pourraient être affectés par cette baisse d'activité ; cela vaut également pour les partenaires, fournisseurs ou tierces parties qui pourraient être concernées par cette évolution. Ici, il semble pertinent de jouer sur le côté naturel des choses : oui, le mois de mai est chaque année compliqué pour le travail en France, non, on n'abandonne pas tel client ou tel projet, oui, on espère que la personne n'en tiendra pas rigueur ! Plus on préviendra en avance afin de gérer les agendas et activités, et mieux cela devrait se dérouler.

 

4. Assurer un suivi (même de loin)

 

Pendant le mois de mai, certaines situations peuvent donc être délaissées. De la même manière qu'on met en place un chef de projet dans le cadre d'une démarche, l'entreprise peut instituer une sorte de référent, une personne dont le rôle est d'assurer le suivi pendant les congés. Par exemple, les emails des collaborateurs en congés peuvent tous renvoyer vers la même personne (ou un binôme de personne) afin que ces dernières puissent gérer d'éventuelles urgences. Ces personnes resteront en contact avec les collaborateurs en congés dans un cas extrême pour, le cas échéant, avoir des réponses. Dans la règle toutefois, elles s'excuseront simplement et demanderont un délai.

 

5. Faire le bilan et s'améliorer

 

L'amélioration continue, c'est le quotidien de l'entreprise ! Après le passage du mois de mai et ses ponts, l'entreprise aurait tout intérêt à faire un bilan avec le / les référents notamment sur ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas été efficace. Dans le cas où plusieurs personnes auraient pris le pont ensemble et que cela ait déstabilisé l'entreprise, elle pourrait le faire savoir aux salariés pour que, l'année suivante, les mêmes erreurs ne soient pas réitérées. Dans cas, une entreprise peut par exemple demander aux équipes que les congés soient étalés (ou qu'ils soient tous pris au même moment). Ce type de décision peut être pris dans une démarche collaborative avec l'ensemble des équipes.

 

En tout état de cause, bon mois de mai à chacun !

 

Aubry Hanrion

Co-fondateur de WikiPME

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