Organisez votre premier voyage d’affaires en toute confiance

Rien de plus exaltant pour une PME que de s’exporter à l’international, ou d’entamer des négociations à l’étranger. Cependant, la perspective de l’organisation d’un voyage d’affaires, si elle est rebutante pour certains, peut totalement s’avérer tortueuse, voire irréalisable pour d’autres.

Notre petit guide pour organiser son premier voyage d’affaires : administratif, santé, transports, et autres détails logistiques à ne pas oublier. 

1. Avant de réserver vols et hôtels pour votre voyage d’affaires

Le tout premier critère à prendre en compte pour établir votre guide de voyage d’affaires est de vérifier la situation diplomatique et sanitaire du pays dans lequel on se rend. Le site diplomatique du gouvernement français rend parfaitement compte des problématiques politiques d’un pays au moment X, et préconise par exemple certains territoires à éviter, en donnant certaines consignes relatives à la conduite du voyageur (ne pas voyager la nuit, ne pas porter de vêtements trop coûteux, etc.). 

Le même site permet également de se renseigner sur les éventuelles épidémies en cours aux différents endroits du monde. Ainsi, il vous faut organiser ce voyage d’affaires dans un lieu plutôt calme et propice aux déplacements, et prévoir les vaccins nécessaires pour tout voyage dans les pays concernés. 

2. Réserver les vols et les hôtels : le b.a.ba de l’organisation d’un voyage d’affaires

En général, les voyages d’affaires ne permettent que peu ou pas de souplesse au niveau des dates de départ et d’arrivée, ainsi, n’attendez pas la dernière minute pour réserver, et vérifier les prix des vols avec différents opérateurs, et à partir de différents postes informatiques. 

Certains sites proposent de réserver une chambre d’hôtel et d’annuler gratuitement si le voyage se trouve décalé ou annulé, profitez-en ! Les réservations vous serviront à établir un planning qui profitera à l’élaboration de votre petit guide spécial « voyage d’affaires ». 

3. Informez-vous sur les transports de votre destination 

Dans certaines grandes villes du monde, les taxis sont très onéreux, dans d’autres, ils sont quasiment introuvables, et dans certaines, il faut clairement privilégier les transports en commun : renseignez-vous sur les conditions de transport afférentes à votre destination et prévoyez votre voyage d’affaires en fonction des résultats obtenus. 

Téléchargez les applications nécessaires pour optimiser vos déplacements à l’étranger : par exemple, si vous partez à San Francisco, pensez à l’application Lift, qui permet de partager un taxi pour des tarifs souvent moins élevés qu’un ticket de bus ou de tramway. 

Les applications inhérentes à votre destination doivent faire partie intégrante de votre guide de voyage d’affaires. 

4. Repérez des endroits privilégiés pour vos rendez-vous d’affaires et pour votre séjour

Le guide de votre voyage d’affaires doit absolument comporter des détails sur la situation de l’endroit où vous vous rendez. Si chaque pays dispose d’une culture toute particulière qu’il vous plaira certainement de découvrir.

Il faut néanmoins garder en tête que divers quartiers, en Amérique du Sud, en Afrique du Sud, et également en Europe, doivent tout simplement être évités. Partir seul à l’étranger en voyage d’affaires fait de vous une cible facile, et il est inutile de vous aventurer dans des endroits plus risqués que d’autres. 

5. Les petits détails logistiques propres à votre destination pour votre voyage d’affaires

Votre guide de voyage d’affaires, comme tout guide touristique, doit également comprendre certaines informations pratiques qui vous permettront de voyager sans encombre. 

Renseignez-vous sur les types de prises utilisées dans le pays où vous vous rendez, vous aurez peut-être besoin de vous procurer un adaptateur. Consultez également la météo du lieu : vous devrez peut-être privilégier les chemisettes ou les costumes en lin contre l’éternel 3 pièces. 

Vérifiez que votre téléphone mobile est adapté pour être utilisé dans le pays en question, et que votre forfait vous permet d’accéder à internet et de téléphoner si besoin.