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April 23, 2018

Gestion de la trésorerie

Les bonnes pratiques pour les voyages d’affaires

Les bonnes pratiques pour les voyages d’affaires

Qu’il s’agisse d’une multinationale ou d’une PME de moins de 10 employés, de nombreuses entreprises doivent organiser des voyages d’affaires afin de conquérir de nouveaux marchés, d’externaliser leur production, ou encore de trouver de nouveaux moyens de financement

Les raisons sont nombreuses pour effectuer un voyage d’affaires, mais si c’est devenu une habitude et une tâche simple à organiser pour les grandes entreprises, qui en général font appel à des professionnels du métier, c’est plus difficile pour les petites entreprises tant au niveau de l’organisation que de la gestion du budget consacré

Quelles sont les pratiques idéales, et les choses à éviter lors de l’organisation et du déroulement d’un voyage d’affaires

Définir une politique relative aux voyages d’affaires

Avant toute chose, il est nécessaire de prendre en charge les réservations de vols, d’hôtels, de transports, etc. Il vous faut savoir si vous déléguez le projet du voyage d’affaires à une personne en particulier (chef de projet, chargé d’affaires, etc.), si vous vous en chargez vous-même, ou si vous faites appel à une société extérieure spécialisée pour ce faire. 

Le but est de ne pas réserver de doublons, ou au contraire, de ne pas oublier une réservation, c’est pourquoi il faut mettre en place un plan d’organisation pour les voyages d’affaires

Une fois les réservations effectuées, il faut s’occuper du reste des détails logistiques, à savoir, faire le point sur les documents administratifs dont devra disposer le voyageur, et sur leur validité. Il part aux États-Unis ? Anticipez la demande d’ESTA. Sa carte d’identité est en fin de validité ? Demandez-en une nouvelle. 

Il sera également nécessaire de se renseigner sur l’état diplomatique du pays (notamment si l’intéressé part en Amérique du Sud, ou dans certains pays d’Afrique par exemple) sur le site officiel, ainsi que sur d’éventuelles épidémies en cours qui rendront peut-être préférable le recours à un vaccin ou une visite au préalable chez le médecin. 

Enfin, il est primordial d’effectuer un point financier avec le voyageur : quel type de restauration peut-il se permettre ? La préférence va-t-elle aux transports en commun ou aux taxis ? Les extras dans l’hôtel (minibar, massages, spa, etc.) sont-ils autorisés ? Ainsi, précisez-lui si vous comptez être très regardant vis-à-vis de ses dépenses. 

 Organiser un business plan inhérent au voyage d’affaires

Le plus simple semble consister en la réalisation d’un rétroplanning consciencieux reprenant les principales dépenses et les principaux évènements du séjour : salons, repas d’affaires, activités en groupe avec les partenaires, etc. Évaluez une fourchette de dépenses à prévoir et adaptez votre budget en fonction de celle-ci. 

Pour disposer d’une visibilité optimale sur les dépenses lors d’un voyage d’affaires, n’hésitez pas à doter vos employés d’une carte corporate, laquelle, spécialement pensée pour les entreprises, permet des paiements différés allant jusqu’à un mois, et vous permettant d’organiser au mieux votre trésorerie en prenant les coûts en perspective, et en vous faisant rembourser certaines dépenses. 

Enfin, il pourra vous être d’une grande utilité d’intégrer certains programmes de fidélité, comme celui d’Air France par exemple, qui pourra vous faire économiser de l’argent sur certains vols au vu de la quantité déjà réservée. 

Ce genre de programme existe également à la SNCF, mais également dans certains restaurants, au sein desquels peuvent se dérouler les repas d’affaires de vos représentants. 

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