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May 6, 2018

Gestion de la trésorerie

Faut-il externaliser l’organisation de son voyage d’affaires ?

Faut-il externaliser l’organisation de son voyage d’affaires ?

 

Le voyage d’affaires est de nos jours externalisé dans la plupart des grands groupes. Alors faut-il choisir une agence spécialisée ? Quelles sont les précautions à prendre ? On fait le point !

La mondialisation incite de nombreuses entreprises à trouver des clients, des fournisseurs ou des partenaires à l’étranger. Pour cela, elles sont donc dans l’obligation d’envoyer des collaborateurs effectuer des missions hors de l’hexagone. 

Des stratégies sont donc élaborées par les entreprises pour que les voyages d’affaires se passent bien. Mais se déplacer reste un impératif coûteux, surtout quand il s'agit de prospecter à l'étranger pour fidéliser un client important. Ainsi, l'intégration des nouvelles technologies et un arbitrage attentif mènent à une gestion de plus en plus optimale. 

L’externalisation du voyage d’affaires est devenue une chose courante pour de nombreuses entreprises. Le choix d’une agence spécialisée se fait régulièrement dans de grandes entreprises qui sont par exemple fortement exposées à l’international ou dont la force de vente repose une équipe de commerciaux mobiles. 

L’externalisation du voyage d’affaires permet un gain de temps considérable. De plus, les sociétés spécialisées dans les services aux entreprises ont élargi leur offre ces dernières années. Et ont même misé sur de nouveaux outils technologiques. Ces nouveautés permettent aux sociétés d'organiser leurs voyages d'affaires tout en optimisant un maximum leurs frais de déplacement. 

 

Choisir une agence spécialisée

Pour décharger la clientèle des contraintes qu’engendre l’organisation d’un voyage, il existe des agences spécialisées dans les voyages d’affaires. L’externalisation du voyage d’affaires obéit à certaines règles. En quoi consiste le travail d’une agence de voyages d’affaires ? Comment s’organise-t-elle avec les entreprises ? 

Lorsque les clients sélectionnent une agence spécialisée, ils sont accompagnés pendant l’organisation du voyage. L’externalisation du voyage comprend : 

  • La gestion des déplacements (avion, train…)
  • La logistique
  • Réservations (hôtel…)  
  • Contrôle de la qualité des prestations
  • Facturation

Ainsi, les mauvaises surprises sont rares puisque ces spécialistes prêtent une attention accrue aux moindres détails. Ils assurent aussi à leurs clients une mise à jour constante.

Il y a donc de nombreux avantages à externaliser son voyage d’affaires : un gain de temps, un service de qualité offert par les conseillers experts qui utilisent des outils technologiques très performants. 

Les agences spécialisées ont aussi la possibilité d’avoir des tarifs réduits auprès des compagnies, hôtels, et autres prestataires. Ceci leur permet de proposer à leur tour des tarifs alléchants à leurs clients.

Toutefois, seules les agences de voyages de première catégorie remplissent tous les critères pour satisfaire au maximum les clients. Il est donc important de bien choisir son agence spécialisée.  L’objectif de ces agences : la satisfaction des voyageurs gage de leur réussite. 

Avoir une assurance voyage d’affaires 

Les voyages d’affaires ne sont pas sans risques et vous n’êtes malheureusement pas à l’abri d’un incident. Vous pouvez tomber malade, votre vol peut être retardé, une réunion annulée… Autant de facteurs qui peuvent compromettre votre business trip. 

Ainsi, il est important d’assurer son voyage d’affaires en amont. Il ne s’agit pas d’une simple assurance maladie pour l'étranger. L’assurance de votre voyage d’affaires prend en compte de nombreux facteurs comme les frais médicaux et l’hospitalisation, l’évacuation et le rapatriement médical, les frais d’annulation et de retard des vols ainsi que la perte des bagages. 

Les frais médicaux peuvent très élevés dans certains pays du monde comme le Canada, par exemple. Ainsi, la couverture d'assurance de base obligatoire ne suffit pas et il faut absolument compléter les frais supplémentaires avec une assurance voyage d’affaires

Souscrire une Assurance Voyage 24h/24 et 7j/7 est donc une chose très importante. Elle vous donne accès à une couverture médicale optimale et des garanties d’assistance afin de pouvoir appréhender les coups durs avec sérénité.

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