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22 janvier 2018

Gestion de la trésorerie

- Modifié le 22 janvier 2018

Comment externaliser votre comptabilité à moindres coûts ?

Comment externaliser votre comptabilité à moindres coûts ? 

Vous êtes déjà sans doute convaincu du fait qu’« externaliser votre comptabilité » soit un atout au développement de vos activités. Cependant, bien que les comptables professionnels externes soient essentiels au succès continu de votre entité, leurs frais sont parfois exorbitants. Comment alors externaliser votre comptabilité à moindres coûts ? Vers qui vous tourner dans ce cas ? Quels outils devez-vous privilégier ? Faisons le point ensemble !

Lors de la sélection du comptable externe ou de l’entreprise prestataire

Pour externaliser votre comptabilité à moindres coûts, vous devez choisir le bon prestataire externe.

  • Trouvez un prestataire externe expérimenté et spécialisé dans votre secteur d’activité. Il comprendra au mieux vos besoins, et il ne vous facturera pas juste pour se prémunir d’éventuelles difficultés qu’il pourra rencontrer (et qu’il ne connaît pas) en effectuant votre comptabilité ;
  • Confiez votre comptabilité à une start-up à la place d’une grande entreprise ? Une grande entreprise de comptabilité peut vous facturer ses services bien plus qu’une start-up, en fonction de votre quantité de travail ; néanmoins, vous devez d’abord faire un certain benchmarking avant de choisir, car certaines grandes entreprises peuvent également demander moins d’argent en raison des économies d’échelle qu’elles réalisent.

Prise en considération des outils utilisés par le partenaire

Vous pouvez également vous baser sur certains aspects des outils d’analyse utilisés par le prestataire externe, afin d’externaliser votre comptabilité.

  • Recherchez un prestataire qui utilise un nombre limité d’outils d’analyse (logiciels, progiciels) comptable. Cela réduit en réalité son temps de traitement et vous permet de réaliser des économies ;
  • De même, trouver un prestataire / cabinet / entreprise de comptabilité externe qui utilise un logiciel cloud vous sera vraiment bénéfique. Vous pourrez dans ce cas vérifier vos informations comptables et financières à tout moment et depuis n’importe quel lieu ou appareil. Cela limite ainsi vos demandes de déclarations ou d’autres documents comptables, qui donnent généralement plus de travail au prestataire et font grimper vos coûts.

Lors de l’engagement du partenaire - avant la signature de la lettre de mission

Avant d’externaliser votre comptabilité, notamment avant d’engager effectivement votre partenaire :

  • Soyez très clair sur vos attentes, précisément sur les services gratuits et  ceux que vous serez obligés de payer. En réalité, lorsque vous fournissez des documents et états financiers à votre partenaire, tous n’ont plus besoin de faire l’objet de certaines analyses. Vous et votre partenaire devez donc bien définir les tâches, afin qu’il ne vous facture pas un travail que vous avez déjà accompli en interne ;
  • Demandez explicitement à votre partenaire comment ses frais peuvent être minimisés. Il s’agit de voir quelles responsabilités vous pouvez assumer, si vous trouvez le coût de sa prestation élevé ;
  • Tenez compte de ses compétences dans sa rémunération. Vous devez avoir une idée claire de son expertise et de son professionnalisme afin d’optimiser le rapport temps / argent à lui consacrer. Cela vous évite de tomber dans le piège de la sélection adverse qui mène à payer plus qu’il n’en faut pour un service de faible qualité.

Pendant vos relations

Lorsque vous finissez par votre externaliser votre comptabilité  à moindres coûts suivant les conseils précédents, vous pouvez toujours trouver des moyens pour limiter vos coûts ! 

En effet, en fonction de vos habitudes de paiement, et selon le système de paiement (horaire, mensuel, à la tâche…) convenu avec votre partenaire, vous pouvez demander un plafonnement de vos frais. Cela est tout à fait possible puisqu’il s’agit avant tout d’une relation commerciale (vous achetez les services de votre partenaire).

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