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April 26, 2018

Gestion de la trésorerie

Comment éviter les abus sur les notes de frais ?

Comment éviter les abus sur les notes de frais ? 

 

Les voyages d’affaires sont fréquents en entreprise et font malheureusement souvent l’objet d’une fraude à la note de frais, très répandue, très réputée, mais souvent difficile à identifier pour les principaux intéressés. Retour sur les astuces des collaborateurs pour falsifier des notes de frais, et sur les solutions miracles pour éviter d’en être la victime. 

Les ruses les plus courues pour abuser des notes de frais

 

1. La note de frais du restaurant

 

Les notes de frais réalisées au restaurant peuvent faire l’objet de double remboursement si le service comptable n’est pas très regardant, mais elles peuvent aussi être falsifiées de manière à faire croire qu’une note plus lourde a été chargée à l’employé, ou qu’il a reçu un invité dans le cadre professionnel alors que ce n’est pas le cas. 

 

2. Les frais kilométriques

 

La note de frais kilométrique peut être établie pour faire état d’un déplacement plus long qu’il ne l’a été, ou d’un véhicule qui consomme davantage que ce qu’il consomme en réalité. 

 

3. La note de frais du taxi

 

Moyennant une discussion agréable et un grand sourire, il est d’usage que les conducteurs acceptent d’inscrire un montant bien supérieur à celui perçu réellement sur les factures des voyageurs.

 

4. Le voyage en 1re

 

De nombreuses entreprises acceptent de faire voyager leurs collaborateurs en première classe dans le train, ou en voyage business pour l’avion. Ces billets, échangeables, peuvent être remplacés par des billets de seconde (ou de classe éco), dont l’employé perçoit la différence au moment de son défraiement. 

 

5. Les voyages dans les pays d’Asie

 

Au Japon, en Chine, en Russie, etc. les alphabets diffèrent et les notes de frais sont proprement illisibles pour quelqu’un qui ne lit pas la langue en question, il est alors possible d’inscrire n’importe quel montant sur la facture pour gagner de l’argent au moment du remboursement

Comment lutter contre les abus sur les notes de frais ? 

D’abord, sachez qu’un employé qui « profite » de ses défraiements pour gagner de l’argent estime bien souvent qu’il n’est pas assez rémunéré, ou que son travail n’est pas reconnu à la hauteur de ses compétences et de ses accomplissements. Il y a fort à parier qu’en discutant de ses problématiques et en réalisant quelques efforts, vous n’aurez plus à lire ce genre d’articles.

D’autre part, il est important de mettre en place une politique spécifique aux notes de frais dans votre entreprise, et d’imposer quelques règles qui limiteront les abus : par exemple interdire l’alcool à moins qu’il s’agisse d’un rendez-vous client, ou d’une signature de contrat; ou encore, interdire les taxis dans Paris intra-muros entre 7 heures et 23 heures.

Enfin, sachez qu’il existe de nombreuses applications pour traiter les notes de frais, dont certaines permettent l’activation d’un GPS en temps voulu pour calculer les frais kilométriques d’un employé (Expensify), d’autres sont complètement multilingues et permettent de lire les notes de frais réalisées dans le monde entier (N2F), et d’autres encore génèrent des cartes de paiement virtuelles plafonnées permettant de limiter les dépassements (Spendesk). 

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