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April 18, 2018

Prospection de nouveaux clients / marchés

Comment être efficace au quotidien en entreprise ?

Comment être efficace au quotidien en entreprise ?

Il arrive souvent, que l’on ait tellement la tête plongée dans les tâches si bien qu’on arrive plus à se faire une idée générale sur tout ce qui se passe autour de nous, ou même que l’on en vient à oublier de prendre le déjeuner à l’heure. 

Que l’on soit dirigeant ou simple employé, on connait tous ces périodes pendant lesquelles, on s’efforce frénétiquement à trouver l’équilibre parfait entre les millions de choses que l’on doit faire, alors même que cette manière d’opérer est loin d’être la solution la plus productive.

Alors, comment réagir face à ces périodes denses d’activités afin de maintenir solidement le flambeau pour être efficace en entreprise au quotidien ? La réponse est simple, appliquez les cinq astuces suivants.

 

Faire des to-do list

Pour être efficace au travail, commencez par organiser vos projets, puis dresser une liste des tâches à réaliser par ordre de priorité : il est juste question de rationaliser votre façon de travailler.

À ce propos, avez-vous déjà entendu parler du « keep it simple, stupid (KISS)» ? Si c’est le cas, alors vous savez certainement que la simplicité finit toujours par prendre le dessus sur la complexité ! En appliquant ce principe dans votre manière d’agir, il vous sera beaucoup plus facile d’organiser et de remplir vos missions au quotidien

Ceci dit, pour mettre en pratique le principe KISS, vous pouvez investir dans des applications de planification comme Asana. Ce logiciel vous permet de mettre en place, un système de gestion efficace de projet dans l’optique de simplifier votre liste de tâches interminable et de rendre beaucoup plus gérables les projets intimidants. 

Aussi, l’application vous permet de communiquer avec l’ensemble de vos collaborateurs sans avoir à encombrer leur boîte mail.

 

Optimiser son temps de travail

Si l’organisation et la rationalisation du processus de travail permettent d’être efficace en entreprise, il en va de même pour l’optimisation du temps de travail. Globalement, on dispose tous, d’un temps de travail journalier proche de 8 heures. L’objectif est donc d’optimiser chaque instant pour ne pas se retrouver submergé par une tonne de dossiers non traités en fin de journée.

La solution la plus simple et efficace pour le faire, c’est la règle des moins de 2 min. L’idée de cette règle est la suivante : vous prenez le temps de lever le nez d’un dossier afin de régler rapidement, ce qui semble être une situation d’urgence si et seulement si, cela vous prendra moins de 2 min. S’il est impossible d’intervenir en moins de 2 min, vous pouvez attendre et revenir dessus lorsque vous serez libre. 

Le but ici, est de rester maître du temps tout en s’assurant qu’une urgence ne nous échappe point. Cela permettra aussi de gérer avec plus d’efficience, les cas d’interruption.

 

Planifier son emploi du temps à la semaine

Comme vous avez pu le constater, le temps est une ressource très précieuse en entreprise, raison pour laquelle on court sans cesse après lui. Néanmoins, vos efforts seront dépourvus de sens et de logique si au préalable, il n’y a derrière, aucune planification de votre emploi du temps à la semaine. 

Mais comment planifier et s’en tenir à son emploi de temps dans un contexte où les distractions numériques sont plus tentantes les unes que les autres ? 

  • Listez et hiérarchisez toutes les tâches ou dossiers par priorité en fonction de leur importance, leur impact et leur urgence, puis étaler leur traitement sur chaque jour de la semaine en tenant compte des délais (court, moyen ou long terme) ;
  • Accordez une place de choix au triage des e-mails, et prenez le temps de les consulter 10 à 15 min tous les matins avant de vous lancer dans le traitement des dossiers ;
  • Gardez du temps dans votre planning. Prévoir une petite plage libre dans votre emploi de temps vous sera utile au besoin, pour régler aisément et sans trop de stress les situations imprévues ou urgentes.

 

Gérer ses e-mails au quotidien

Asseoir une bonne gestion de votre messagerie professionnelle vous permettra également d’être plus efficace dans votre travail au quotidien. Généralement, au travail, notre boîte mail est plutôt saturée en permanence. 

Et entre la pléthore de messages importants auxquels il faut donner suite, et les dossiers urgents qui s’accumulent sur notre bureau, il n’est pas toujours facile de trouver le bon équilibre pour s’occuper des uns et des autres à bon escient. 

Comme cela a été mentionné au point précédent, la meilleure solution pour bien gérer vos mails serait de les consulter chaque matin (10 à 15 min) à votre arrivée au bureau avant de vous adonner à toute autre chose.

 

Réduire le temps en réunion

Les réunions professionnelles interminables ne sont pas une fatalité si elles contribuent à renforcer l’efficacité de l’entreprise. Mais parfois, pour être efficace dans votre travail au quotidien, il n’y a aucun mal que vous puissiez envisager de réduire votre temps de présence dans les réunions. 

Pour le faire, vous pouvez appliquer les conseils suivants :

  • Avant d’assister à une réunion, renseignez-vous d’abord sur son contenu ;
  • Si vous jugez que votre présence n’est pas utile, refusez simplement d’y prendre part ;
  • Par contre, si votre présence s’avère capitale, préparez bien la réunion en lisant les documents supports, en formulant votre opinion et vos questions en amont ;
  • Pendant la réunion, prenez le temps d’écouter vos collaborateurs et ne cherchez pas à poser trop de questions.

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