Comment choisir une agence de voyages d’affaires ?

Parmi les nombreuses agences de voyages dédiées aux entreprises qui fourmillent sur le web, choisir une agence de voyage d’affaires peut être une tâche difficile. Pour ne pas vous tromper dans votre choix, vous devrez en effet considérer plusieurs détails et beaucoup d’options auxquelles vous pouvez avoir droit. 

Mais une fois que vous aurez trouvé la bonne agence, cela vous évitera les tracas du voyage, tout en réduisant le temps et les coûts associés aux voyages à titre professionnel.

Les forfaits

Votre agence de voyages offre-t-elle des forfaits échelonnés qui correspondent à vos souhaits et à votre budget ? Dans le monde des affaires, se focaliser sur une approche unique n’est pas suffisant pour garantir le succès de votre mission lorsqu’il faut choisir une agence de voyage d’affaires.

Chaque entreprise possède ses besoins et exigences en termes de voyages d’affaires. Pour trouver la société de gestion de voyages la plus adaptée à vos attentes, vous devez donc vous baser sur plusieurs paramètres qui ont été identifiés en amont.

Rappelez-vous que si votre agence n’arrive pas à proposer tous les outils que vous pourriez rechercher, vos voyages pourraient rapidement devenir stressants et difficiles.

Une bonne agence de voyages pro peut s’impliquer très largement dans la réussite et le bon déroulement de la mission, en procédant par exemple à la réservation d’une salle de séminaire sur place et à sa préparation.

Si le voyage a pour but la prospection d’un nouveau marché, certaines pourront même vous fournir un carnet d’adresses complet pour faciliter vos premières démarches et multiplier les contacts sans perdre une minute.

Internet : les meilleurs tarifs

Le budget consacré aux voyages d’affaires fait partie des préoccupations des TPE-PME. Des comparateurs en ligne permettent de connaître facilement les prix du marché pour choisir le vol le moins cher, l’hôtel offrant le meilleur rapport qualité/prix ou le véhicule adapté aux besoins du collaborateur en déplacement afin de choisir la meilleure agence de voyage d’affaires.

Un voyage d’affaires vendu clé en main par une agence spécialisée représente quant à lui généralement un surcoût. Néanmoins, les professionnels du voyage négocient les prix pour l’ensemble de leurs clients qui bénéficient ainsi de prestations moyennes et haut de gamme pour un tarif très compétitif. 

Compagnies aériennes, compagnies ferroviaires, hôtels, restaurants, location de véhicules, parking, location de salles… Autant de fournisseurs qui proposent des prix attractifs pour leurs clients voyagistes afin de séduire les entreprises.

Et si les tarifs proposés sur le web peuvent paraître très intéressants, notamment pour les trajets en avion, les horaires et jours de départ et d’arrivée des billets à bas coût ne conviennent pas nécessairement aux contraintes des voyageurs d’affaires. Internet permet en revanche de bénéficier de prix défiant toute concurrence dans le cadre de réservation effectuée bien en amont.

La technologie comme atout 

La qualité et la fiabilité du service offertes par les structures comptent pour choisir une agence de voyages, mais la technologie aussi. Votre fournisseur est en effet obligé à suivre les tendances technologiques pour vous proposer des solutions fiables : des outils de réservation à la sécurisation des données, en passant par la géolocalisation, etc. Il existe autant de nouvelles fonctionnalités que votre fournisseur doit prendre au sérieux lorsque vous devez choisir une agence de voyage d’affaires. 

Pour conclure, sachez que ce ne sont que quelques éléments non exhaustifs sur lesquels vous pouvez vous baser afin d’orienter votre choix vers une agence de voyages d’entreprise plutôt qu’une autre. 

Mais vous pouvez également, et surtout, vous référez à vos besoins spécifiques pour demander des prestations sur mesure. Dans tous les cas, faire appel à une agence s’avère toujours la meilleure option pour avoir une tranquillité d’esprit et pour réduire davantage les coûts de votre voyage.