Comment choisir le bon logiciel de facturation

Le choix d’un logiciel de facturation adapté est primordial pour bénéficier des avantages de la dématérialisation des factures. Adopter la bonne application de facturation gratuite ou non n’est pas le même problème pour quelqu’un qui veut faire de la facturation professionnelle ou qui réalise des factures autoentrepreneur pour les particuliers. Il faut ainsi se poser les questions pertinentes, comme savoir ce que l’on facture, à qui, dans quelles conditions, mais également avec quel budget ?

L’établissement d’une facture 

La réglementation est assez claire sur le sujet. Elle fixe un cadre général applicable à toute vente entre un professionnel et un particulier. À cela s'ajoutent les mentions relatives à la facturation entre pros, la facturation pour les métiers réglementés comme le bâtiment. Par exemple, les artisans qui font des factures pour le BTP où le bâtiment doit faire apparaître les mentions leurs assurances souscrites pour leur activité.

Dans bien des cas, la délivrance d’un devis est un préalable obligatoire à la facturation. Un bon logiciel devis gratuit peut faire l’affaire, surtout s’il est couplé avec un système de facturation.

Attention, vous pouvez, si vous le souhaitez, faire payer le devis au client. Il faut que cela soit bien mentionné à votre client ou prospect dans vos conditions de vente. Cela peut se justifier pour un architecte ou tout autre métier qui nécessitent une étude préalable poussée pour délivrer un service de qualité.

Un logiciel payant : une facture de qualité

Plus le logiciel est gratuit moins il y a de fonctionnalités disponibles et plus vous devez passer du temps pour paramétrer l’ensemble sur des logiciels open source de facturation complet. Il existe bien entendu une zone intermédiaire entre les solutions payantes et gratuites.

Dans tous les cas il est préférable de tester les logiciels payants : beaucoup de logiciels en ligne de devis et facturation vous permettent de tester leur solution avant de vous abonner. Éviter donc ceux que vous ne pouvez pas évaluer par vous-même. À logiciel équivalent d’opter pour de la facturation cloud. Elle vous affranchit du stockage et de la conservation des données sur votre poste ou sur un serveur. Si vous souhaitez faire des économies, il est préférable d’opter pour la solution open source. Vous ferez une grosse économie en frais de licence.

L’open source en détail

Lorsque vous décidez d’opter pour les logiciels open source ou libres de droits, vérifiez que la communauté derrière est conséquente. Un rapide tour sur Github, système de gestion du code, vous permet de voir, dans le cas où le logiciel est dessus, l’état de la communauté. Le nombre d’étoiles et personnes contribuant sont de bons indicateurs. Attention, certains sont dits “freemium” : le cœur est open source, gratuit et utilisable en l’état, mais l’ajout de fonctionnalités, si vous ne les développez pas vous-même, peut être payant.

Si vous décidez prendre le pari d’une nouvelle solution, n’hésitez pas à participer même en tant que testeur qui ne connaît rien au code.

Abonnement ou achat du logiciel de facturation

Les deux sont intéressants, mais l’abonnement est intéressant sur plusieurs points, la plupart des abonnements sont sans engagement, les abonnements ont plusieurs formules qui s’adaptent à votre volume de facturation, et vous bénéficiez des dernières mises à jour, nouvelles versions et fonctionnalités dès qu’elles sont implémentées sans coût supplémentaire

L’achat sec se justifie lorsque le vendeur garantit la gratuité des mises à jour dans le temps et à vie (la vie de licence). Dans les cas contraires, typiquement Microsoft, Adobe, solution maison, je ne recommande pas l’acquisition du logiciel (coût de licence, non évolutif …).