Comment calculer le coût d'un nouveau salarié dans son entreprise ?

L'embauche de personnel est une grande décision, et peut même être la meilleure décision que vous ayez prise. Seulement, il faut bien rémunérer ce personnel. Le salaire d’un nouveau salarié n’est pas que le coût de base de son embauche. 

En tant qu’employeur, vous devez également verser des cotisations et assumer bien d’autres dépenses, avec tout de même quelques aides à votre disposition pour réduire cette charge. Pour vous aider à estimer facilement le coût d’un nouveau salarié, voici quelques facteurs clés à prendre en compte. 

Éléments à prendre en compte pour le calcul du salaire

En règle générale, pour l’employeur, le calcul du  salaire du salarié tient compte des coûts directs, des coûts indirects et des aides à l’embauche prévues par le gouvernement.

Les charges directes d’embauche

Les charges directes du salarié se calculent sur la base de son salaire brut (salaire net + charges sociales salariales que l’employeur impute au salaire puis redistribue aux organismes concernés). Il s’agit principalement des charges patronales. 

Elles représentent environ 42 % de la base brute, et se composent de :

- Les allocations familiales ;

- L’assurance maladie ;

- La contribution solidarité autonome ;

- La cotisation chômage ;

- Les formations professionnelles ;

- La retraite complémentaire.

Par ailleurs, vous devez également inclure comme éventuelles charges directes les rémunérations accessoires comme : le 13^e mois, les avantages en nature, les frais de déplacement, les primes d’intéressement, ou encore les tickets restaurants. De même, n’oubliez pas de prendre en considération l’éventuel coût de traitement qui vous est facturé par le cabinet de facturation.

Les charges indirectes d’embauche

Le salaire d’un salarié proprement dit n’est que le côté le plus évident de ce qu’il vous coûte, car en plus des charges directes, il vous fait également supporter des charges indirectes d’embauche. 

Ce sont notamment :

Le recrutement 

En tant qu’employeur, recruter c’est dépenser de votre temps, celui de votre personnel, et éventuellement des frais de sous-traitance lorsque vous faites appel à un cabinet de recrutement ;

L’intégration

Le salarié embauché a besoin d’un minimum d’apprentissage, et cela vous coûte en temps, en productivité et en argent. En effet, pour son apprentissage, le nouveau salarié a besoin d’au moins un ancien salarié, qui accuse par ailleurs une éventuelle baisse de productivité. De même, le salarié nouvellement embauché a besoin d’équipement de travail qu’il va falloir vous procurer.

La fin de contrat 

Sauf en cas de démission ou en cas de période d’essai, toute rupture de contrat de travail fait naître des charges financières additionnelles. Il ne faut toutefois pas oublier des charges indirectes comme les congés maternité, les coûts de gestion, la médecine de travail, ou encore la mutuelle.

Les aides qui viennent en réduction du coût d’embauche

Des aides à l’embauche sont mises en œuvre par le gouvernement pour réduire la charge que représente le « salaire salarié » pour l’employeur. Il s’agit notamment de :

• Le Crédit d’Impôt pour la Compétitivité et l’Emploi (CICE), qui vise à améliorer la compétitivité et l’employabilité des entités ;
• La loi Fillon, en faveur des salariés relevant de l’assurance chômage, et dispensant l’employeur des charges sociales du salarié autres que la cotisation chômage ;
• L’aide en cas d’embauche en Contrat Unique d’Insertion (CUI), accordée aux entreprises qui recrutent toute personne en situation de difficulté d’insertion professionnelle.

Conseils pour bien gérer la paie des employés d’une nouvelle structure

Les tâches administratives comme la gestion de la paie peuvent coûter beaucoup de temps au gestionnaire de la paie des salariés d'une nouvelle structure, ou à son principal dirigeant. Heureusement, des solutions existent pour faciliter cette gestion :

L’externalisation de la gestion de la paie : le recours aux prestataires externes

Une solution pour faciliter la gestion du salaire des salariés est de recourir à un partenaire extérieur. Il peut s’agir de votre expert-comptable ou d’un service de gestion en ligne, qui vous délivrent les fiches (ou bulletins) de paies de vos salariés (par mail ou par voie postale) selon les informations que vous leur fournissez.

L’internalisation de la gestion de la paie : le recours aux logiciels de paie

Une solution encore plus intéressante de gestion de la paie est de souscrire à un logiciel dédié à cette tâche. Avec ces logiciels, vous avez juste à remplir les informations nécessaires au calcul de la paie et ils produisent le bulletin de chaque salarié, avec tous les avantages que cela représente pour vous (réduction des erreurs, gain en temps, sécurité des données, émission automatique des déclarations, prise en compte automatique des changements légaux…). Vous pouvez essayer ceux-ci :

PayFit

Accessible en ligne, il est très pratique et offre une prise en main aisée. Il produit automatiquement vos fiches de paie, gère vos déclaratifs (notamment la DSN) et se distingue par ses fonctionnalités de gestion des congés et des absences ;

Sage One

Utilisant le Cloud, il permet de produire des bulletins de salaire et de déclarer les charges sociales en ligne. Il passe aussi vos écritures comptables de paie ;

Cegid

 Ce logiciel a la particularité de mettre à votre disposition plusieurs outils de gestion de paie et RH, en fonction de la taille de votre entité et de la nature votre activité.