7 conseils pour être efficace lors d’un voyage d’affaires

Un voyage d’affaires se prépare en amont. Du vol de départ jusqu’au vol de retour en passant par le séjour, tout doit être parfaitement organisé. Comment bien préparer son voyage d’affaires ? Comment passer un séjour réussi où confort (et sécurité) sont au rendez-vous ? 

Préparer un voyage d’affaires, cela nécessite de l’organisation. En quelques jours, vous allez devoir enchaîner les rendez-vous, préparer les réunions, et éventuellement changer de pays. Vous devez donc être prêt à affronter les aléas du voyage d’affaires. Pour être opérationnel le jour J, voici quelques conseils !

Les formalités administratives 

La première chose à vérifier est bien entendu vos papiers administratifs. Vous devez avoir votre passeport en cours de validité, car en établir un nouveau vous demandera du temps.  Pour certaines destinations, le passeport doit avoir une validité de plus de six mois. 

Les réservations 

Avant de partir, pensez à vérifier que toutes vos réservations ont été faites. Si votre mission professionnelle se déroule dans plusieurs villes ou différents pays, il peut être intéressant de réserver un billet d’avion-multidestination, ou de se renseigner sur les transports disponibles, comme le train ou la location de voiture. Une fois que les réservations ont été réalisées, pensez à conserver les documents sur votre smartphone ou les imprimer.

Externaliser la préparation de son voyage d’affaires

Organiser un voyage d’affaires n’est pas une chose aisée. Pour éviter les mauvaises surprises comme les papiers incomplets ou périmés, le retard de vol, l’hôtel douteux à un prix exorbitant, vous pouvez confier l’organisation de son voyage d’affaires à une agence spécialisée. 

Que ce soit pour la réservation du vol ou les moyens de transport sur place, un professionnel en organisation de voyage d’affaires à la connaissance nécessaire pour trouver le meilleur choix sans que le prix soit forcément plus cher. De plus, vous recevrez des conseils de qualité qui ne sont pas négligeables. 

Respectez rigoureusement votre checklist 

Lorsque vos réservations sont bouclées, pensez à préparer une checklist. Heure de départ, heure de l’arrivée, vos rendez-vous une fois sur place avec le lieu, la date et l’heure… Autant de détails qui doivent être notés et conservés précieusement. 

Renseignez-vous sur le pays de votre destination 

Intéressez-vous au pays où se déroule votre voyage d’affaires. Vous pouvez étudier les coutumes locales du pays en question. Cette marque d’attention ravira vos futurs collaborateurs qui y verront votre intérêt pour leur pays. Cela pourrait jouer en votre faveur pour obtenir le financement que vous espérez. La manière de travailler n’est pas la même selon le pays. 

Anticipez les problèmes de santé 

En amont de votre voyage d’affaires, il faut se préoccuper d’un point important : votre santé. Si vous séjournez dans un pays étranger, il est possible que vous ayez besoin d’un ou plusieurs vaccins afin de voyager en toute quiétude. 

Par mesure de sécurité, vous pouvez aussi emporter avec vous une trousse de pharmacie de voyage dans votre valise. Autre détail, si vous voyagez dans un pays éloigné, vous serez certainement sujet à un décalage horaire. Cela peut fortement affecter votre productivité. Se reposer en amont est donc important pour gérer ce point. Afin de prévenir les problèmes de santé, vous pouvez également souscrire à une assurance de santé voyage d’affaires. 

Prévoir des vêtements professionnels

Lorsque vous préparez votre valise, pensez à emporter des vêtements professionnels. Il s’agit de tenues sobres et classes. Accordez vos tenues selon les événements : réunions, gala, salon, etc. 

Pour gagner du temps à l’aéroport, vous pouvez aussi n’emporter avec vous qu’une valise cabine. Voyager léger vous permettra d’être beaucoup plus mobile et d’éviter les pertes. En parallèle, votre sac main peut contenir vos documents importants. 

Se reposer avant les trajets et prendre le temps de décompresser 

Vous être prêt à partir, mais le stress ne vous quitte pas. Concentré sur les moins détails, vous ne vous êtes pas ménagé. Si vous ne souhaitez pas craquer, apprenez à prendre du temps pour vous. 

En général, les habitués des voyages d’affaires en profitent pour découvrir la ville dans laquelle il se trouve : restaurants, monuments, quartiers. Ainsi, vous pouvez décompresser entre deux réunions.