5 minutes pour comprendre la TVA sur les frais professionnels

À l’occasion d’une mission ou simplement dans l’exercice de leurs fonctions, les employés ou les dirigeants engagent généralement des frais professionnels. Ces derniers, qu’ils soient directement assumés ou remboursés par l’entreprise, subissent une taxation dite TVA frais professionnels (selon la catégorie de frais : frais de déplacement, de restauration, de logement, de carburant, et autres frais professionnels imposables) dès lors qu’ils sont liés à une activité assujettie à la TVA.

Découvrons ensemble en seulement 5 minutes : comment fonctionne cette taxe sur les frais professionnels, comment est-elle imposée, quand est-elle déductible ou récupérable, et quelles sont les conditions de fond et de forme à respecter pour la récupérer ?

Fonctionnement et imposition

La TVA sur les frais professionnels suit exactement les principes de fonctionnement et d’imposition propres à la TVA. En effet, celle-ci se collecte chez les clients et se récupère chez les fournisseurs. 

La collecte s’effectue à l’occasion des ventes de biens ou des prestations de service que l’entreprise réalise ; la TVA ainsi collectée est normalement versée au fisc. Parallèlement, l’entreprise paie la TVA à ses fournisseurs lorsqu’elle achète des biens ou engage des frais ; la TVA ainsi payée est normalement remboursée à l’entreprise par le fisc.

  Selon le régime de TVA auquel est assujettie l’entreprise, celle-ci disposera d’une période précise pour procéder à la déclaration de TVA. Par exemple, si votre entité est assujettie au réel normal, vous devez déclarer votre TVA chaque mois. Néanmoins, le délai de dépôt de votre déclaration dépend du type de votre entreprise et de sa zone d’implantation.

L’imposition de la TVA se fait sur le montant hors taxe de la dépense et dans l’ordre soit de 2,1 % (taux le plus bas, applicable sur de nombreux médicaments), de 5,5 % (taux dit réduit, applicable sur les biens et boissons conditionnés), de 10 % (taux dit intermédiaire, applicable à la restauration et sur les travaux de réfection) ou de 20 % (taux dit normal, applicable à la plupart des biens et services). Néanmoins, le fisc a prévu une grande variété de taux selon les localités.

Conditions de fond et de forme de déductibilité ou de récupération

D’emblée, la TVA sur les frais professionnels est déductible si et seulement si l’entreprise et lesdits frais sont assujettis à la TVA, et si cette taxe est exigible auprès du fournisseur. Quoi qu’il en soit, plusieurs conditions de fond et de forme doivent être observées pour que la TVA sur les frais professionnels soit récupérable par l’entreprise.

Sur le plan du fond :

• La dépense doit rentrer dans l’intérêt et le cadre de l’exploitation de l’entité, et pouvoir engendrer la collecte de la TVA par l’entreprise ;
• Le bien ou la prestation reçue doit servir au minimum à 10 % pour réaliser l’activité ;
• Les activités afférentes aux dépenses doivent être assujetties à la TVA ;
• Aucune disposition légale ne doit interdire la déductibilité de la TVA sur les prestations ou les produits achetés.

Sur le plan de la forme :

La TVA sur les frais professionnels doit clairement figurer la facture ou tout autre justificatif des dépenses pour être récupérable. Ce justificatif peut être un acte notarié (dans le cas d’une acquisition d’immeuble par exemple), ou encore un document douanier (lorsqu’il est question de biens importés).

Par ailleurs, la facture ou le justificatif doit faire apparaître clairement le montant hors taxe, celui de la TVA, le ou les taux appliqués, ainsi que le montant toutes taxes comprises.