5 conseils pour fixer correctement un budget avec votre client

Comment fixer un budget ? Si la budgétisation d’un projet dépend naturellement de la spécificité de l’entreprise qui fait appel à vos services, de la nature de son besoin, et des profits qu’elle espère réaliser, il faut néanmoins se poser d’autres questions préalables à la mise au point d’un budget. Nous revenons sur les 5 principales notions sur lesquelles s’accorder afin de pouvoir fixer un budget. 

1/ Le client dispose-t-il d’un budget ? Si oui, convient-il à ce qu’il recherche ? 

Avant toute négociation commerciale, vous devez poser à votre client la question de son budget : en a-t-il prévu un ? Combien veut-il allouer à ce projet ? 

Si la réponse correspond plus ou moins à ce qui convient pour ce type de projet, alors vous pouvez entamer un processus de négociation, et si ce n’est pas le cas, vous pourrez expliquer au client en quoi son budget est trop bas, et le conseiller dans l’élaboration de celui-ci. Il reviendra peut-être vers vous lorsqu’il aura débloqué les fonds nécessaires.

2/ Paramétrer la temporalité du projet

Le dicton est connu : « le temps, c’est de l’argent ». Il est nécessaire de placer le projet dans une temporalité définie afin de faire correspondre les coûts au temps consacré. Si le projet prend du retard, quelqu’un sera perdant.

Cela aidera également à visualiser la projection budgétaire consacrée au projet : par exemple, si un projet coûte 6000 euros sur trois mois, on peut comprendre qu’à M+1, 3000 euros sont débloqués en raison du développement du site web; à M+2, c’est 1500 euros en raison du développement de la communication, et du lancement des brochures et ainsi de suite.

Enfin, si le projet s’éternise, il en coûtera nécessairement plus cher en dépenses indirectes. Fixer un budget dépend également des aléas relatifs aux entreprises partenaires.  

3/ Différencier les dépenses directes et les dépenses indirectes

Il faut clairement expliquer au client que ce qu’il veut lui coûtera ce qu’il obtiendra, mais aussi ce qui sera lié aux dépenses adjacentes à la mise en place de son projet. Fixer un budget, ce n’est pas seulement prendre en compte la tarification du produit fini, mais également prendre en compte tout ce qui devra advenir dans le processus de création du projet. 

Par exemple, si la création de son projet coûte 12 000 euros, il devra savoir et comprendre que des frais annexes s’ajoutent au produit fini, tels que la location d’un bureau, l’achat de fournitures de bureau, ou encore le salaire ou loyer de certains services supplémentaires qui n’ont joué aucun rôle dans le projet, mais dont les membres du projet ne pouvaient pas se passer dans sa conception.

4/ Détailler l’avancement des objectifs en fonction des coûts

Conformément au conseil n°2, vous avez prévu la conception du projet et sa budgétisation dans le temps : vous avez fixé un budget relatif au temps passé dessus, et dont l’avancée dépendra de l’avancée dans le temps. 

Il vous faut vérifier si ce qui a été prévu est bien en accord avec la réalité, et si ce n’est pas le cas, il faudra peut-être estimer à nouveau les coûts. Cela vous permettra également de réajuster le budget si certaines dépenses ont changé (évolution du prix des matières premières, engagement d’un(e) intérimaire supplémentaire, etc.). 

5/ Garder le contact avec le client et lui faire des points régulièrement sur la situation d’avancement du projet

Il est important de tenir le client au courant de l’évolution du projet, ce qui le rendra d’autant plus confiant, et de lui faire part des facilités et des difficultés rencontrées lors de la conception du projet, il sera d’autant plus compréhensif si quelque changement venait bouleverser le budget prévu a priori. Fixer un budget, c’est aussi savoir communiquer avec le client.