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Signature électronique : quelles applications pour les TPE/PME ?

Cette fiche est rédigée par le Groupe la Poste.

 

  • Quelle valeur juridique ?

Depuis mars 2000, la signature numérique d’un document a en France la même valeur légale qu’une signature manuscrite, conformément à la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 et à son décret d’application n° 2001-272 du 30 mars 2001.

 

  • Quels documents sont éligibles ?

La signature électronique permet de gagner en efficacité et en sérénité pour la plupart de vos documents internes et commerciaux : que ce contrats de travail, règlement intérieur, devis, contrat, bon de commande, facture, compte-rendu d’intervention, souscription à une assurance...Bref, elle s’adapte à la plupart des documents qui font actuellement l’objet d’une signature manuscrite.

 

  • Comment cela marche ?

 

4 étapes sont nécessaires :

-Créer un circuit de signature :

  • Connectez-vous sur une plateforme sécurisée
  • Renseignez les signataires
  • Importez vos documents à signer
  • Planifiez vos envois, demandez des pièces justificatives, informez des contacts de l’état de la signature...

-Informer les signataires

  • Chaque signataire reçoit un lien par e-mail pour accéder aux documents 
  • Il visualise le document et le signe grâce à un code unique transmis par SMS
  • Une fois le document signé par tous, des tampons attestent de la signature électronique

-Sécuriser le document

  • scellage
  • horodatage
  • archivage en France par Docapost, tiers de confiance

-Piloter les signatures

  • Suivez l’avancée de vos opérations depuis votre interface

 

  • Quels avantages pour les PME ?

 

La signature électronique permet d’accélérer les échanges et de sécuriser les documents.

-Accélérer les échanges

  • éviter les indisponibilités des signataires
  • limiter les flux physiques, risques de perte de document, sources de retards et de changement de position des signataires
  • permettre un accès en mobilité

-Sécuriser les documents :

  • Bénéficier d’un archivage en France pendant 10 ans
  • S’appuyer sur Docapost, tiers de confiance 
  • Conserver un original numérique en lieu sûr
  • éviter les modifications à posteriori

-Optimiser la gestion :

  • réduire l’archivage sur site et les coûts liés à leur sécurisation
  • réduire les coûts internes : une étude du Gartner Group indique que le flux de signature électronique représente une économie de 29% par rapport au flux de signature physique.

 

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Là encore, de bonnes habitudes prises dans l’environnement de travail peuvent favoriser des changements de comportement à long terme.« Les entreprises les plus performantes économiquement sont aussi les plus performantes en matière de santé et sécurité au travail. Notre objectif est d’accompagner nos clients pour piloter et optimiser de la meilleure façon possible la santé et la sécurité dans leurs activités. » d’après Jean-Christophe Druz, Directeur des Opérations chez Capsecur Conseil La méthode StiMCore***Dans ce but, la société Capsecur déploie au sein des entreprises la méthode StiMCore***, une méthode d’éveil corporel neuromusculaire (voir vidéo ci-dessous). Ces 8 à 10 minutes d’exercices physiques -effectués par l’ensemble des salariés avant la prise de poste- permettent de réduire rapidement et considérablement les troubles musculo-squelettiques, qui représentent  85% des maladies professionnelles en France.« Très vite nous obtenons des résultats très significatifs. 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Pourquoi affranchir ses envois en ligne ?

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Gestionnaire d'énergie : un pilote anti-gaspi

Cette fiche est rédigée par EDF Entreprises.   Le chauffage et l’eau chaude sont des postes souvent énergivores pour lesquels un gestionnaire d’énergie peut être source d’économies significatives notamment pour les commerces ou les petites surfaces inférieures à 500 m2. David Penhouet et René Sauger, experts EDF R&D, expliquent comment réduire les consommations électriques d'environ 15% grâce à un gestionnaire d'énergie. Gestionnaire d’énergie : des économies d’énergie garanties En regroupant plusieurs opérations de programmation, un gestionnaire d’énergie assure de manière automatique et centralisée la gestion du chauffage et de l’eau chaude sanitaire et, le cas échéant, de l’éclairage. Véritable chef d’orchestre des usages électriques, le gestionnaire permet une meilleure connaissance et maîtrise des charges électriques avec, à la clé, des économies d’énergie de plusieurs ordres : meilleure répartition ou limitation de puissance électrique, consommations évitées, optimisation du contrat… .Quelles sont les fonctions proposées par les gestionnaires d’énergie ? La programmation horaire qui permet d’adapter l’usage suivant la présence prévue dans les locaux. On peut, par exemple, programmer une température réduite en cas d’absence, éteindre automatiquement les luminaires après 19h. Une fois la programmation horaire paramétrée, il est possible de faire des dérogations manuelles. Cette fonction est éligible aux Certificats d’économie d’énergie (CEE). L’optimisation de la relance du chauffage pour assurer une température de confort aux utilisateurs dès leur arrivée dans les locaux. La limitation d’énergie permet d’améliorer le pilotage du chauffage. Par une action directe sur le réseau électrique, les temps de chauffage sont limités, définis suivant la température extérieure. L’asservissement tarifaire permet de lancer automatiquement son ballon électrique aux heures creuses. Le délestage tarifaire permet de limiter son appel de puissance suivant les tranches tarifaires en hiérarchisant les usages électriques pour limiter les charges simultanées. Ainsi l’abonnement est ajusté suivant les besoins réguliers et non pas suivant les utilisations inhabituelles et momentanées. La détection de présence pour n’allumer l’éclairage que dans les parties passantes ou la détection d’ouverture de fenêtres qui permet de couper et de rallumer le chauffage automatiquement. Deux fonctions intéressantes pour des entreprises moyennes. Quelles sont les conditions requises à la mise en place d’un gestionnaire de l’énergie ? Le découpage des lieux en zones à même profil d’occupation pour programmer les horaires de chauffage ou d’éclairage. Une sélection précise des horaires de présence de manière à assurer le confort des utilisateurs Un inventaire des usages prioritaires pour favoriser un plan de délestage cohérent. Quel retour sur investissement en attendre ? Le coût moyen d’un équipement se situe entre  600 et 900 € HT pour une surface comprise entre 80 et 250 m2, l’économie représente environ 15 % des consommations électriques. Prenons l’exemple d’une surface professionnelle de 250 m2, équipée d’un gestionnaire d’énergie destiné à garantir le confort des occupants en hiver et pendant les intersaisons. Avec un coût d’installation du matériel de 900 € HT, l’économie annuelle peut monter à 300 € HT avec un retour sur investissement d’à peine 3 ans ½ .   Pour en savoir plus, cliquez ici.

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