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Quels documents remettre au salarié au moment de la rupture du contrat ?

Cette fiche vous est proposée par Wolters Kluwer.

 

Lors de la rupture du contrat de travail, le salarié doit recevoir un certificat de travail, une attestation "Pôle Emploi" et un reçu pour solde de tout compte. Le point sur ces documents.

 

  • Comment remplir le certificat de travail ?

> Contenu. Ce document permet au nouvel employeur de vérifier que le salarié est libéré de son dernier engagement [C. trav., art. L. 1234-19 et D. 1234-6]. Il mentionne :

  1. les nom et prénoms du salarié ;
  2. le nom de l'employeur ;
  3. la date et le lieu de délivrance ;
  4. les dates d'entrée et de sortie de l'entreprise. Cette dernière correspond au terme du préavis, qu’il soit exécuté ou non [Cass. soc., 23 juin 1988, n° 85-42.985]. Par ailleurs, lorsque le salarié a été transféré en vertu d’un changement légal d’employeur  (par exemple suite à une fusion), la date d’entrée doit correspondre à celle à laquelle il a été embauché par le premier employeur [Cass. soc., 24 juin 2009, n° 08-41.177] ;
  5. la nature de l'emploi ou des emplois successivement occupés, ainsi que les périodes pendant lesquelles ils ont été tenus. La qualification mentionnée doit être suffisamment précise et complète pour ne pas prêter à équivoque ;
  6. le signalement du maintien des garanties liées aux risques portant atteinte à l’intégrité physique de la personne ou liées à la maternité et, à compter du 1er juin 2015, le maintien des garanties liées au risque décès ou aux risques incapacité de travail ou d’invalidité [CSS, art. L. 911-8].

 

ATTENTION

Le salarié ne peut pas exiger d’autres mentions, et notamment un commentaire élogieux. Quant à l'employeur, il ne peut pas mentionner l'existence d'une clause de non-concurrence, sauf si le salarié donne son accord [Cass. soc., 4 mars 1992, n° 88-41.014].

Toute mention pouvant nuire au salarié ou simplement tendancieuse est interdite [Cass. soc., 9 janv. 1985, n° 83-45.188].

> Remise. Le certificat de travail doit être remis à l'expiration du préavis, exécuté ou non. Si le salarié prend acte de la rupture, l’employeur doit aussitôt lui remettre le certificat [Cass. soc., 4 juin 2008, n° 06-45.757]. Lorsque le salarié recherche un nouvel emploi, l'administration recommande de lui remettre à sa demande une attestation précisant qu'il sera libéré de ses liens contractuels à une date déterminée, mais que toute liberté lui est laissée pour occuper un nouvel emploi. L'employeur n'est pas tenu d'envoyer le certificat au domicile du salarié. Sa seule obligation est de le tenir à sa disposition sur le lieu de travail.

> Sanctions. La non-remise, la remise tardive ou la remise d’un certificat de travail non conforme permettent au salarié de le réclamer sous astreinte devant le conseil de prud'hommes. Il peut également obtenir des dommages et intérêts [Cass. soc., 15 déc. 2010, n° 08-45.161 ; Cass. soc., 25 janv. 2012, n° 10-11.590]. En outre, ce manquement est passible d'une amende de 750 € [C. trav., art. R. 1238-3].

 

  • Que faut-il indiquer dans l'attestation "Pôle Emploi" ?

> Contenu. Cette attestation est délivrée au salarié pour lui permettre de percevoir des allocations chômage [C. trav., art. R. 1234-9 à R. 1234-12]. Elle doit également être transmise à Pôle emploi (sauf pour les entreprises de travail temporaire). Les entreprises d’au moins dix salariés doivent obligatoirement envoyer l’attestation par voie électronique, sans délai, sauf impossibilité pour une cause qui leur est étrangère. L’attestation peut être transmise soit :

  1. par saisie en ligne sur le site de Pôle emploi ;
  2. par dépôt de fichier provenant du logiciel de paye de l’employeur.

Les employeurs de moins de dix salariés et ceux qui ne peuvent pas transmettre directement l’attestation par voie électronique peuvent l’envoyer à l’adresse suivante :

Centre de traitement – BP 80069 – 77213 Avon cedex.

 

L'attestation doit mentionner les droits à congés payés, les indemnités versées, les salaires des 12 derniers mois, la conclusion éventuelle d'une transaction. Elle indique également la nature de la rupture : licenciement économique ou personnel – sans toutefois, dans ce dernier cas, préciser les motifs [Cass. soc., 8 oct. 1992, n° 91-43.638] –, rupture conventionnelle, fin de CDD, démission, etc. Lorsque le salarié prend acte de la rupture, l'employeur doit cocher la case « autres motifs » en indiquant qu'il s'agit d'une prise d'acte de la rupture du contrat en raison de faits qui lui sont reprochés. Les manquements ainsi allégués doivent être précisés [Cass. soc., 27 sept. 2006, n° 05-40.414].

> Remise. L'attestation est remise à la fin du contrat avec le dernier bulletin de paye. Lorsque le salarié est dispensé d'exécuter son préavis, elle est délivrée lors de son départ effectif de l'entreprise, si la dernière paye est établie, ou au plus tard au terme du préavis. En cas de prise d’acte de la rupture, elle doit être délivrée aussitôt au salarié [Cass. soc., 4 juin 2008, n° 06-45.757].

> Sanctions. Le salarié peut réclamer la délivrance ou la correction de l'attestation « Pôle emploi » sous astreinte devant le conseil de prud'hommes. Sa non-remise doit être réparée par des dommages et intérêts [Cass. soc., 15 déc. 2010, n° 08-45.161 ; Cass. soc., 25 janv. 2012, n° 10-11.590]. L'employeur encourt une amende de 1 500 € [C. trav., art. R. 1238-7].

 

  • Le reçu pour solde de tout compte est-il obligatoire ?

Ce document, établi par l’employeur, fait l’inventaire des sommes versées lors de la rupture du contrat [C. trav., art. L. 1234-20]. Il doit obligatoirement être remis au salarié. Celui-ci peut le signer et en donner reçu [Circ. DGT n° 2009-5, 17 mars 2009]. Ce reçu peut être dénoncé dans les six mois qui suivent sa signature. Au-delà, il devient libératoire pour l’employeur à l’égard des sommes qui y sont mentionnées, ce qui signifie que le salarié ne peut plus les contester. Peu importe qu’il soit rédigé en des termes généraux [Cass. soc., 18 déc. 2013, n° 12-24.985].

 

ATTENTION

La signature du reçu ne vaut pas renonciation de la part du salarié au droit de contester le bien-fondé de son licenciement [Cass. soc., 2 févr. 2011, n° 09-40.453].

 

En savoir plus sur le reçu pour solde de tout compte.

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