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Quelles sont les obligations liées à l'embauche ?

Cette fiche vous est proposée par le Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts Comptables.

 

L’embauche d’un salarié déclenche un certain nombre d’obligations à la charge de l’employeur et il faut mettre en place des procédures pour vérifier qu’elles sont respectées, faute de quoi l’employeur s’expose à certaines sanctions. Les formalités sont renforcées quand il s’agit d’un salarié étranger.

1.       Embauche : formalités obligatoires

L’embauche d’un salarié déclenche un certain nombre d’obligations à la charge de l’employeur.

 

Déclaration d’embauche

Obligation pour tous les employeurs de faire une déclaration avant toute embauche (sauf cas spécifiques : TESE, CESU) auprès de l’Urssaf (ou MSA) dont dépend l’établissement (art. L 1221-10 C. tr.)

A effectuer au plus tôt dans les 8 jours précédant l’embauche et au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche lorsque la déclaration est faite par courrier ou dans les instants précédant l’embauche si elle est faite par Internet ou télécopie

Contenu de la déclaration :

-     Références de l’employeur et du salarié

-     Date et heure de l’embauche

-     Nature, durée du contrat et durée de la période d’essai

-     Données nécessaires au calcul par les caisses de mutualité sociale agricole des cotisations (pour l’emploi de salariés agricoles)

La déclaration sert à :

–     Immatriculer l’employeur et le salarié

–     Affilier à l’assurance chômage

–     Adhérer à un service médical du travail et demander la visite médicale d’embauche

Inscription sur le registre du personnel

Inscription du salarié sur le registre unique du personnel en mentionnant :

Nom du salarié, prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi et qualification, date d’entrée et de sortie, date d’autorisation d’embauche ou de licenciement le cas échéant, etc.

(art. L 1221-13 C. tr.)

Inscription à la caisse de retraite complémentaire et de prévoyance

Affiliation du salarié auprès de la caisse de retraite compétente et organismes de prévoyance et de mutuelle le cas échéant

Visite médicale d’embauche

Obligation de passer une visite médicale d’embauche avant l’embauche ou au plus tard avant la fin de la période d’essai, quelle que soit la nature du contrat de travail (avec quelques exceptions)

(art. R 4624-10, 12, 14, 18 C. tr.)

Visite avant l’embauche pour les salariés soumis à une surveillance médicale renforcée (jeunes, femmes enceintes ; salariés exposés à l’amiante…)

Remise d’un contrat de travail

CDI à temps plein : pas d’écrit obligatoire sauf disposition conventionnelle contraire

CDD : contrat écrit obligatoire

Contrat à temps partiel : contrat écrit obligatoire

Information du salarié

Remise d’une notice d’information sur les accords collectifs (convention collective…) applicables

(art. L 2262-5 C. tr.)

Remise d’un document récapitulant les informations contenues dans la déclaration préalable d’embauche

Remise d’un livret sur les dispositifs d’épargne salariale existant dans l’entreprise (art. L. 3341-6 C. tr.)

S’il existe une prévoyance dans l’entreprise, remise d’une notice d’information, établie par l’organisme assureur

En cas de mise en place d'une couverture sociale complémentaire par décision unilatérale du chef d'entreprise, remise d’un écrit à chaque intéressé (art. L 911-1 CSS)

Déclaration mensuelle des mouvements de personnel

Entreprises d’au moins 50 salariés : remise à la DARES dans les 8 premiers jours de chaque mois la déclaration des mouvements du personnel

(art. D 1221-29 C. tr.)

 

 

Points de vigilance : en l’absence de déclaration d’embauche, l’employeur encourt une infraction de travail dissimulé, lourdement sanctionnée.

Un stagiaire n’étant pas un salarié (absence de contrat de travail), ces formalités n’ont pas à être effectuées. Cependant, l’entreprise qui accueille des stagiaires doit inscrire les noms et prénoms des stagiaires, selon leur ordre d'arrivée, dans une section spécifique du registre unique du personnel (art. L 1221-13 C. tr.).

 

2.       Embauche d’un salarié étranger hors UE et EEE : formalités supplémentaires

L’employeur qui embauche un salarié étranger sans respecter les nombreuses formalités s’expose à de lourdes sanctions, notamment pénales. L’embauche de salariés étrangers est régie par les articles L 5221-5 et 8 du code du travail :

  • Obligation pour l’employeur d’acquitter à l’office français de l’immigration et de l’intégration (OFII) des taxes et redevances ;
  • Obligation pour le salarié étranger d’avoir une carte de résident ou une carte de séjour avec une autorisation de travail (permanente ou provisoire) ;
  • Obligation pour l’employeur de s’assurer auprès de l’administration (lettre RAR ou courrier électronique) de la validité du titre autorisant l’étranger à exercer une activité salariée en France, sauf s’il est inscrit sur la liste des demandeurs d’emploi tenue par Pôle emploi ;
  • Visite médicale obligatoire auprès de l’OFII pour certains travailleurs étrangers ;
  • Registre du personnel : mention du type et numéro d’ordre du titre autorisant à travailler, la photocopie de ce titre doit être annexée au registre ;
  • Le cas échéant, l'employeur doit transmettre à la préfecture la déclaration relative à l'hébergement collectif (Loi 27 juin 1973).

Points de vigilance : la procédure de vérification du titre de séjour auprès de l’administration se fait au moins deux jours ouvrables avant l’embauche. En l’absence de réponse dans les deux jours ouvrables de la réception de la demande, le titre est réputé valide. L’employeur qui emploie un travailleur étranger en situation irrégulière est passible de sanctions de différentes natures : sanctions pécuniaires, administratives mais également pénales.

 

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