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Quelles sont les obligations légales en termes de congés payés ?

Cette fiche vous est proposée par le Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts Comptables.

 

Tout salarié a droit à 30 jours ouvrables de congés par an et l’employeur étant responsable de la prise des congés par les salariés, il a à sa charge un certain nombre d’obligations. 

 

Droits à congé

Acquisition de 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail soit 30 jours ouvrables par an, ou 25 jours ouvrés (2,08 / mois)

(art. L 3141-3 C. tr.)

Organisation des congés payés

Fixation de la période des congés: la période légale de congés va du 1er mai au 31 octobre (sauf dérogation conventionnelle)

L’employeur doit informer les salariés de cette période au moins 2 mois avant son ouverture, soit fin février au plus tard

(art. L 3141-13 C. tr.)

A l’intérieur de la période de congés, sauf disposition conventionnelle contraire, l’employeur fixe l’ordre des départs en congés après avis des délégués du personnel et du comité d’entreprise en tenant compte de la situation de famille des salariés…

Les salariés sont informés de leur date de congés au moins un mois à l’avance

Les dates de congés peuvent être modifiées sous réserve de respecter un délai d’un mois avant la date prévue du départ

L’employeur peut fermer l’entreprise pour la période de congés après consultation des délégués du personnel et du comité d’entreprise (art. L 2323-29 C. tr.) ; si la fermeture est de moins de 4 semaines, il faut un avis conforme des représentants du personnel ou, à défaut, l’accord des salariés

Prise des congés

Le salarié doit prendre ses congés chaque année

En cas de suspension du contrat (maladie, accidents du travail, maladie professionnelle, maternité) les congés non pris sont reportés après la reprise de travail : le salarié garde ses droits à congés (mais si le salarié est en congé et qu’il tombe malade pendant les congés, la jurisprudence française n’accorde pas de droit à report)

Le congé principal ne peut excéder 24 jours ouvrables avec un minimum de 12 jours ouvrables continus compris entre 2 jours de repos hebdomadaire entre le 1er mai et le 31 octobre

En cas de prise d’au moins 3 jours de congés payés (hors 5ème semaine) en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre, le salarié à droit, sauf accord collectif en ce sens ou renonciation du salarié, à des jours de fractionnement : 2 jours, s’il y a au moins 6 jours de congés hors période légale ; 1 jour s’il y a entre 3 et 5 jours de congés pris hors période légale (art. L. 3141-18 C. tr.)

Décompte des congés payés

Décompte en jours ouvrables : décompte de tous les jours de la semaine à l’exclusion du jour de repos hebdomadaire, du 1er mai et de tous les jours fériés habituellement chômés dans l’entreprise

Décompte en jours ouvrés (possible dès lors que ce décompte ne lèse pas les salariés) : décompte par rapport aux jours ouvrés dans l’entreprise

Règles de décompte identiques pour les salariés à temps plein et à temps partiel : le 1er jour décompté au titre des congés est le 1er jour où le salarié aurait dû travailler et le dernier jour de congé est le dernier jour ouvrable ou ouvré avant le retour du salarié

Indemnisation

Il y a 2 modes de calcul de l’indemnité de congés payés, le plus favorable au salarié devant être retenu (art. L 3141-22 C. tr.) :

– Règle du dixième de la rémunération brute totale du salarié perçue au cours de la période de référence ayant déterminé le droit à congé,

 Règle du maintien de salaire : versement de la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait continué à travailler, cette rémunération étant calculée à raison du salaire gagné pendant la période précédant le congé

Il faut inclure dans l’assiette de l’indemnité de congés payés tous les éléments de rémunération obligatoires et liés au travail personnel du salarié et notamment les majorations pour heures supplémentaires, avantages en nature, commissions liées à l’activité personnelle du salarié, pourboires, indemnité de congés payés de l’année précédente, prime d’ancienneté (sauf si elle est calculée pour l’année entière), prime de rendement allouée en fonction du travail personnel (et non versée pour l’année entière)

Il faut exclure les primes annuelles versées pour l’année entière, période de congés payés et de travail confondues : treizième mois, prime de rendement ou d’intéressement dont le montant n’est pas affecté par la prise de congés payés, gratifications bénévoles, remboursement de frais professionnels

 

Points de vigilance : L’employeur est responsable de la prise effective des congés par le salarié ; il faut rappeler qu’au regard de la réglementation communautaire, tout salarié doit prendre au moins 4 semaines de congé chaque année. Il est vivement conseillé de veiller à ce qu’ils soient pris, au regard de la responsabilité qui serait encourue si un salarié n’ayant pas pris ses congés était victime d’un accident…

C’est pourquoi si le bulletin de paie fait apparaître des reports, il faut le signaler et mettre le salarié en mesure (et/ou en demeure) de prendre ses congés. Il convient de ne pas solder financièrement les congés payés (sauf en cas de rupture du contrat), mais d’assurer leur prise effective.

Il faut veiller à comparer le montant de l’indemnité versée au salarié, en comparant les 2 méthodes ; généralement, ceci est fait à la fin de la période de congés.

 

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Apports Les apports en numéraire doivent être libérés au moment de la constitution de la société pour une fraction déterminée entre les actionnaires qui ne peut être inférieure à la moitié du montant nominal des actions de numéraire. Le solde doit être libéré dans les cinq ans suivant l’immatriculation de la société. Les apports en numéraire sont déposés chez un dépositaire (notaire, banque, caisse des dépôts et consignations). Les versements doivent intervenir avant la signature des statuts. Les apports en nature doivent être décrits et évalués dans les statuts (au vu d’un rapport établi par un commissaire aux apports, sauf exception). Les apports en industrie ouvrent droit, en contrepartie, à l’attribution d’actions. Acte constitutif Les statuts doivent être établis par écrit et contiennent des mentions obligatoires. Publicité La constitution de la société doit faire l’objet d’une insertion dans un journal d’annonces légales. 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Les dirigeants initiaux sont nommés dans les statuts ou par décision des associés. Obligations comptables Obligations comptables de droit commun. Compte bancaire séparé Oui. Dépôt des comptes sociaux Dépôt au greffe du tribunal de commerce. Possibilité de demander la confidentialité des comptes sociaux pour les sociétés répondant à certains critères. Publicité au BODACC à la diligence du greffier. Obligations juridiques Assemblée générale ordinaire annuelle. Droit des entreprises en difficulté Livre sixième du Code de commerce. Contrôle Obligation de nommer un commissaire aux comptes : lorsque certains seuils sont dépassés, lorsque la société contrôle ou est contrôlée par une ou plusieurs sociétés. Imposition des bénéfices Impôt sur les sociétés. Sur option et sous certaines conditions, impôt sur le revenu pour les sociétés de moins de cinq ans. Si la société a opté pour l’impôt sur le revenu, ses bénéfices sont imposables entre les mains de l’associé unique, dans la catégorie de revenus correspondant à son activité.   Statut de l'entrepreneur Statut de dirigeants et des associés Dirigeants Responsabilité des dirigeants Les règles fixant la responsabilité civile des membres du conseil d’administration et du directoire des sociétés anonymes sont applicables au président et, s’il en existe, aux autres dirigeants de la SAS. La responsabilité pénale des dirigeants de SAS est calquée sur celle des administrateurs, à l’exception des infractions relatives au fonctionnement du conseil d’administration et à la tenue des assemblées générales ordinaires. La responsabilité fiscale des dirigeants peut être engagée en cas de manœuvres frauduleuses ou d’inobservation grave et répétée des obligations fiscales ayant rendu impossible le recouvrement des impositions. Régime social des dirigeants Le président et les autres dirigeants de la SAS relèvent du régime général des salariés de la sécurité sociale en tant que cadres. Régime fiscal des dirigeants Les rémunérations versées aux présidents et aux autres dirigeants de la SAS sont imposées dans la catégorie des traitements et salaires à l’impôt sur le revenu. Associés Responsabilité des associés Les associés ne répondent du passif social qu’à hauteur du montant de leur apport, sauf s’ils se sont portés caution de la société. Régime fiscal des associés Les dividendes distribués aux associés personnes physiques sont imposables dans la catégorie des revenus de capitaux mobiliers à l’impôt sur le revenu.   En savoir plus sur les avantages et les inconvénients d'une SAS.

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Faut-il proposer aux TPE et PME une externalisation des Ressources Humaines ? Un des enjeux liés à cette question est celui de la taille de l'entreprise. Au sein d'une TPE ou d'une PME il est très fréquent de voir que le pôle Ressources Humaine est finalement sous la responsabilité directe du Dirigeant, qui n'a pas nécessairement le temps ni les ressources pour s'en occuper clairement.   Aujourd'hui, certains acteurs proposent leur aide aux dirigaents de TPE et PME pour externaliser tout ou partie de leur gestion des Ressources Humaines voire du processus de recrutement. Pour de nombreux entrepreneurs toutefois, il est impensable d'externaliser l'ensemble de la gestion des Ressources Humaines, le sujet étant trop complexe et touchant à la stratégie de l'entreprise. Pour les TPE, plusieurs craintes peuvent apparaître : un manque de connaissance de la stratégie de l'externalisation et de ses avantages un accès difficile à ce type de prestations qui peut s'avérer trop coûteuses pour certaines petites structures un manque de sensibilisation quant aux risques relatifs à la non-conformité des processus RH  

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