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Quelles sont les obligations légales en termes de congés payés ?

Cette fiche vous est proposée par le Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts Comptables.

 

Tout salarié a droit à 30 jours ouvrables de congés par an et l’employeur étant responsable de la prise des congés par les salariés, il a à sa charge un certain nombre d’obligations. 

 

Droits à congé

Acquisition de 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail soit 30 jours ouvrables par an, ou 25 jours ouvrés (2,08 / mois)

(art. L 3141-3 C. tr.)

Organisation des congés payés

Fixation de la période des congés: la période légale de congés va du 1er mai au 31 octobre (sauf dérogation conventionnelle)

L’employeur doit informer les salariés de cette période au moins 2 mois avant son ouverture, soit fin février au plus tard

(art. L 3141-13 C. tr.)

A l’intérieur de la période de congés, sauf disposition conventionnelle contraire, l’employeur fixe l’ordre des départs en congés après avis des délégués du personnel et du comité d’entreprise en tenant compte de la situation de famille des salariés…

Les salariés sont informés de leur date de congés au moins un mois à l’avance

Les dates de congés peuvent être modifiées sous réserve de respecter un délai d’un mois avant la date prévue du départ

L’employeur peut fermer l’entreprise pour la période de congés après consultation des délégués du personnel et du comité d’entreprise (art. L 2323-29 C. tr.) ; si la fermeture est de moins de 4 semaines, il faut un avis conforme des représentants du personnel ou, à défaut, l’accord des salariés

Prise des congés

Le salarié doit prendre ses congés chaque année

En cas de suspension du contrat (maladie, accidents du travail, maladie professionnelle, maternité) les congés non pris sont reportés après la reprise de travail : le salarié garde ses droits à congés (mais si le salarié est en congé et qu’il tombe malade pendant les congés, la jurisprudence française n’accorde pas de droit à report)

Le congé principal ne peut excéder 24 jours ouvrables avec un minimum de 12 jours ouvrables continus compris entre 2 jours de repos hebdomadaire entre le 1er mai et le 31 octobre

En cas de prise d’au moins 3 jours de congés payés (hors 5ème semaine) en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre, le salarié à droit, sauf accord collectif en ce sens ou renonciation du salarié, à des jours de fractionnement : 2 jours, s’il y a au moins 6 jours de congés hors période légale ; 1 jour s’il y a entre 3 et 5 jours de congés pris hors période légale (art. L. 3141-18 C. tr.)

Décompte des congés payés

Décompte en jours ouvrables : décompte de tous les jours de la semaine à l’exclusion du jour de repos hebdomadaire, du 1er mai et de tous les jours fériés habituellement chômés dans l’entreprise

Décompte en jours ouvrés (possible dès lors que ce décompte ne lèse pas les salariés) : décompte par rapport aux jours ouvrés dans l’entreprise

Règles de décompte identiques pour les salariés à temps plein et à temps partiel : le 1er jour décompté au titre des congés est le 1er jour où le salarié aurait dû travailler et le dernier jour de congé est le dernier jour ouvrable ou ouvré avant le retour du salarié

Indemnisation

Il y a 2 modes de calcul de l’indemnité de congés payés, le plus favorable au salarié devant être retenu (art. L 3141-22 C. tr.) :

– Règle du dixième de la rémunération brute totale du salarié perçue au cours de la période de référence ayant déterminé le droit à congé,

 Règle du maintien de salaire : versement de la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait continué à travailler, cette rémunération étant calculée à raison du salaire gagné pendant la période précédant le congé

Il faut inclure dans l’assiette de l’indemnité de congés payés tous les éléments de rémunération obligatoires et liés au travail personnel du salarié et notamment les majorations pour heures supplémentaires, avantages en nature, commissions liées à l’activité personnelle du salarié, pourboires, indemnité de congés payés de l’année précédente, prime d’ancienneté (sauf si elle est calculée pour l’année entière), prime de rendement allouée en fonction du travail personnel (et non versée pour l’année entière)

Il faut exclure les primes annuelles versées pour l’année entière, période de congés payés et de travail confondues : treizième mois, prime de rendement ou d’intéressement dont le montant n’est pas affecté par la prise de congés payés, gratifications bénévoles, remboursement de frais professionnels

 

Points de vigilance : L’employeur est responsable de la prise effective des congés par le salarié ; il faut rappeler qu’au regard de la réglementation communautaire, tout salarié doit prendre au moins 4 semaines de congé chaque année. Il est vivement conseillé de veiller à ce qu’ils soient pris, au regard de la responsabilité qui serait encourue si un salarié n’ayant pas pris ses congés était victime d’un accident…

C’est pourquoi si le bulletin de paie fait apparaître des reports, il faut le signaler et mettre le salarié en mesure (et/ou en demeure) de prendre ses congés. Il convient de ne pas solder financièrement les congés payés (sauf en cas de rupture du contrat), mais d’assurer leur prise effective.

Il faut veiller à comparer le montant de l’indemnité versée au salarié, en comparant les 2 méthodes ; généralement, ceci est fait à la fin de la période de congés.

 

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