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Qu'est-ce que la fiche de prévention des expositions ?

Cette fiche vous est proposée par le Conseil Supérieur de l'Ordre des Experts Comptables.

 

Pour chaque salarié concerné, l’employeur doit établir une fiche individuelle de prévention des expositions qui recense les facteurs de risque auxquels le salarié a été exposé. 

 

  • Champ d'application

A compter du 1er janvier 2015, l’employeur doit réaliser et mettre à jour la fiche de prévention des expositions pour les salariés exposés au facteurs de risque de pénibilité au-delà des seuils définis par les textes.

Avant le 1er janvier 2015, la fiche devait être établie pour tous les salariés exposés à des facteurs de pénibilité, quelles que soient l’intensité et la durée de leur exposition.

Les travailleurs temporaires bénéficient également d’une fiche de prévention des expositions s’ils dépassent les seuils d’exposition. Il appartient à leur employeur (l’entreprise de travail temporaire) de l’établir. Toutefois, l’entreprise utilisatrice a l’obligation de transmettre à l’entreprise de travail temporaire les informations nécessaires à l’établissement de cette fiche. Les conditions dans lesquelles les entreprises utilisatrices transmettent ces informations doivent être définies par décret, non encore paru à la date de rédaction du présent ouvrage.

L'entreprise utilisatrice qui n’a pas transmis les informations pourra faire l'objet d'une pénalité financière pouvant aller jusqu’à 50 % du plafond mensuel de sécurité sociale.

 
  • Contenu de la fiche

La fiche de prévention des risques est individuelle : une fiche doit être établie pour chaque salarié concerné. Elle doit être établie en cohérence avec l'évaluation des risques et le document unique retranscrivant cette évaluation.

Un arrêté fixera le nouveau modèle de fiche (arrêté non publié à la date de rédaction de cet ouvrage). 

La fiche consigne :

  1. les conditions de pénibilité auxquelles le travailleur est exposé ;
  2. la période au cours de laquelle cette exposition est survenue ;
  3. les mesures de prévention mises en oeuvre par l'employeur pour faire disparaître ou réduire l'exposition à ces facteurs durant cette période.

Elle doit également mentionner de manière apparente et claire le droit pour tout salarié de demander la rectification des informations contenues dans ce document. 

 

  • Communication de la fiche

La fiche doit être transmise au salarié au terme de chaque année civile, au plus tard, le 31 janvier de l’année suivant l’exposition. 

 

Exemple

Pour les salariés exposés à la pénibilité au-delà des seuils en 2015, la fiche doit être transmise au salarié au plus tard le 31 janvier 2016.

 

Elle doit être mise à la disposition du salarié et des agents de contrôle (inspecteur du travail, contrôleur de la caisse d’assurance vieillesse).

Par ailleurs, elle doit être communiquée au service de santé au travail qui la transmet au médecin du travail. Elle complète le dossier médical en santé au travail de chaque travailleur.

Pour les travailleurs dont le contrat s'achève en cours d'année civile, l’employeur l'établit et la transmet au travailleur au plus tard le dernier jour du mois suivant la date de fin du contrat de travail.

 

Exemple

Pour un salarié partant le 15 octobre 2015, la fiche doit être transmise au plus tard le 30 novembre 2015.

 

Une copie de la fiche est remise au salarié en cas de :

  1. départ de l'établissement ;
  2. déclaration de maladie professionnelle ;
  3. arrêt de travail d'origine non-professionnelle d'au moins 3 mois ;
  4. arrêt de travail d'origine professionnelle d'au moins 30 jours.

En cas de décès du travailleur, ses ayants droit peuvent obtenir cette copie.

La fiche doit être conservée pendant 5 ans.

Les informations contenues dans ce document sont confidentielles et ne peuvent pas être communiquées à un autre employeur auprès duquel le travailleur sollicite un emploi.

Modalités de transmission de la fiche

Etablissement

ou mise à jour

de la fiche

Au terme de chaque année civile ou au terme du contrat de travail, transmission :

  • au salarié
  • à la médecine du travail

Remise d’une copie

Au salarié (ou aux ayants-droit le cas échéant), en cas de :

  • Changement d’établissement
  • Maladie professionnelle
  • AT ≥ 30 jours
  • Arrêt de travail ≥ 3 mois
  • Décès : sur demande des ayants-droit

Mise à disposition de la fiche

  • du salarié
  • des agents de contrôle

Délai de conservation

5 ans

 

 

  • Sanctions

Le fait de ne pas remplir ou actualiser la fiche de prévention des expositions est puni de l'amende prévue pour les contraventions de la cinquième classe.

Le salarié pourra également demander des dommages-intérêts en raison de la non-communication de la fiche de prévention des expositions.

 

Sanction pénale

Contravention de 5e classe :

Personne physique : 1 500 €

Personne morale : jusqu’à 7 500 €

Appliqué autant de fois qu’il y a de travailleurs concernés par l’infraction.

Montants doublés en cas de récidive dans un délai d’un an.

Sanction civile

Dommages-intérêts

 

 

En savoir plus sur le Compte Personnel Prévention de la Pénibilité (C3P)

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Les apports en nature doivent être évalués dans les statuts au vu d’un rapport établi par un commissaire aux apports. Les associés peuvent décider à l’unanimité de ne pas recourir à un commissaire aux apports pour leur évaluation si aucun apport en nature n’a une valeur qui excède 30 000 € et si la valeur globale de ces apports n’excède pas la moitié du capital. Des apports en industrie consistant en la mise à disposition de connaissances techniques, de travail ou de services, peuvent être effectués. Acte constitutif Les statuts doivent être établis par écrit et contiennent des mentions obligatoires. Publicité La constitution de la société doit faire l’objet d’une insertion dans un journal d’annonces légales. Elle fait également l’objet d’une insertion au bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC) à la diligence du greffier du tribunal de commerce. Immatriculation Le dossier d’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS) doit être déposé au centre de formalités des entreprises (CFE) de la chambre de commerce et d’industrie (CCI) ou de la chambre de métiers et de l’artisanat (CMA) selon la nature de l’activité et le nombre de salariés.   Fonctionnement Fonctionnement Gouvernance et prise de décision Le nombre de gérants est librement fixé par les statuts. L’étendue de leurs pouvoirs est déterminée par les associés, qui peuvent les limiter dans les statuts. Toute décision nécessitant une modification des statuts doit être prise en AGE. Nomination et révocation des gérants Les gérants sont nommés dans les statuts ou dans un acte annexé aux statuts. La durée de leurs fonctions est fixée par les statuts. Les gérants peuvent être reconduits ou révoqués à la majorité de plus de la moitié des parts sociales ou à une majorité supérieure si les statuts le prévoient. Obligations comptables Obligations comptables de droit commun. Compte bancaire séparé Oui Dépôt des comptes sociaux Dépôt au greffe du tribunal de commerce. Les SARL répondant aux critères de la micro-entreprise définis par l’article D.123-200 du Code de commerce sont : - dispensées du dépôt des annexes si elles ne dépassent pas au titre du dernier exercice comptable deux des trois critères suivants : total du bilan ≤ à 350 K€, CA net ≤ à 700 K€, ≤ à 10 salariés, - tenues de déposer leurs comptes annuels mais peuvent déclarer, sauf exceptions, que les comptes annuels qu’elles déposent ne seront pas rendus publics. Publicité au BODACC à la diligence du greffier. Obligations juridiques Assemblée générale ordinaire annuelle Droit des entreprises en difficulté Livre sixième du code de commerce. Régime d’imposition En principe impôt sur les sociétés, mais possibilité d’opter pour l’impôt sur le revenu pour les SARL de famille et, sous certaines conditions, pour les SARL de moins de 5 ans.   Statut de l'entrepreneur Statut du dirigeant et des associés Dirigeants Responsabilité des gérants Les gérants sont responsables civilement et pénalement des fautes commises dans leur gestion. Ils sont également responsables fiscalement en cas de fraude ou de non-respect répété des obligations fiscales. Régime social des gérants Gérant majoritaire : régime social des non-salariés. La part des dividendes, qui excède 10 % du capital social et des primes d’émission et des sommes versées en compte courant détenus par les gérants majoritaires, leur conjoint et leurs enfants mineurs, est soumise aux cotisations sociales. Gérant minoritaire ou égalitaire : assimilation au régime des salariés pour la sécurité sociale et l’assurance vieillesse. Régime fiscal des gérants SARL soumise à l’impôt sur les sociétés : traitements et salaires. SARL ayant opté pour l’impôt sur le revenu : catégorie de revenus (bénéfices industriels et commerciaux, bénéfices non commerciaux) dont relève l’activité de la société. Associés Responsabilité des associés La responsabilité des associés est limitée au montant de leurs apports, sauf en cas de faute de gestion ou de caution personnelle accordée sur des prêts consentis à la société. Régime social des associés Régime social des salariés si l’associé bénéficie d’un contrat de travail et ne s’immisce pas dans la gestion de la société. Régime des non-salariés en cas d’immixtion. Régime fiscal des associés Dividendes imposables dans la catégorie des revenus de capitaux mobiliers.   En savoir plus sur les avantages et les inconvénients d'une SARL.

DSN : vers la simplification des déclarations

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Cotisations et contributions sociales

Cette fiche vous est proposée par le Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts Comptables.   La Sécurité sociale fournit la couverture de base des risques maladie/maternité/invalidité/décès, accidents du travail/ maladies professionnelles, vieillesse et famille qui corres-pondent chacun à une « branche ». Elle est composée de différents régimes regroupant les assurés sociaux selon leur activité professionnelle. L’emploi de salariés génère l’obligation de payer des cotisations sociales à la sécurité sociale, ainsi qu’aux régimes de retraite complémentaire et auprès de l’assurance chômage… DE plus, certaines contributions sociales sont dues, telles que la CSG CRDS et le forfait social.   Les principaux régimes de Sécurité sociale sont : le régime général : il concerne la plupart des salariés (sauf ceux qui relèvent des régimes spéciaux), les étudiants, les bénéficiaires de certaines prestations et les simples résidents ; le régime des fonctionnaires civils et militaires de l’Etat ; le régime des collectivités locales ; les régimes spéciaux : ils couvrent les salariés qui ne sont pas dans le régime général (agents de la SNCF, d’EDF-GDF, de la RATP, de la Banque de France, SEITA, salariés des mines, employés et clercs de notaires, cultes, théâtres nationaux) ; les régimes des non-salariés non agricoles : ils couvrent les artisans, les commerçants, les industriels et les professions libérales ; le régime agricole : il assure la protection sociale des exploitants et des salariés agricoles. Les régimes complémentaires peuvent fournir une couverture supplémentaire aux risques pris en charge par la Sécurité sociale. Certains sont obligatoires (régimes complémentaires de retraite des salariés du secteur privé) et d’autres facultatifs (mutuelles de santé, institutions de prévoyance). L’UNEDIC (Union nationale pour l’emploi dans l’industrie et le commerce) gère le régime d’assurance-chômage. Seules seront abordées dans cette partie les dispositions relatives aux cotisations des salariés. 1.       Cotisations des salariés Le régime général de sécurité sociale s’applique aux travailleurs salariés et assimilés des professions industrielles, commerciales, artisanales ou libérales, à ceux exerçant leur activité pour le compte d’organismes sans but lucratif (associations...) et à ceux employés au service de particuliers. Sont donc concernées toutes les activités salariées ou assimilées, non agricoles. Le régime général couvre les risques sociaux courus par les assurés (maladie, maternité, invalidité, vieillesse, décès, charges familiales, accidents du travail). Sont obligatoirement affiliées au régime général de sécurité sociale, quel que soit leur âge et même si elles sont titulaires d’une pension, toutes les personnes quelle que soit leur nationalité, de l’un ou l’autre sexe, salariées ou travaillant à quelque titre ou en quelque lieu que ce soit, pour un ou plusieurs employeurs et quels que soient le montant et la nature de leur rémunération, la forme, la nature ou la validité de leur contrat (art. L 311-2 CSS). Il importe d’avoir un lien de subordination pour être affilié au régime général. Il appartient à l’employeur de procéder à l’immatriculation des salariés, ce qui consiste à l’inscrire sur la liste des assurés ; ceci est demandé quand le salarié travaille pour la première fois comme salarié. Cette demande est effectuée par le biais de la déclaration unique d’embauche. Les rémunérations du travail salarié donnent lieu au versement de cotisations et contributions venant couvrir divers risques : assurance maladie, maternité, invalidité, décès, contribution solidarité pour l’autonomie des personnes âgées et handicapées ; assurance vieillesse (AV) ; allocations familiales (AF) ; Fonds National d’Aide au Logement (FNAL). Certaines cotisations sont assises sur la totalité du salaire, d’autres sur le salaire plafonné. Les cotisations sont réparties en une part patronale et en une part salariale. Les taux de cotisations sont indiqués sur la partie spécifique relative aux barèmes. 2.       Contribution sociale généralisée (CSG) et contribution au remboursement de la dette sociale (CRDS) La CSG (contribution sociale généralisée) est entrée en vigueur le 1er février 1991. Elle a été créée pour diversifier les sources de financement de la Sécurité sociale. La CRDS (contribution au remboursement de la dette sociale) a été instaurée le 1er février 1996 pour une durée de 13 ans. Finalement sa durée a été portée à 18 ans soit jusqu’au 31 janvier 2014. Elle a pour finalité d’apurer les déficits de la Sécurité sociale. 2.1     Personnes assujetties à la CSG CRDS Sont assujetties à la CSG et à la CRDS les personnes physiques domiciliées fiscalement en France et rattachées à un régime obligatoire français d’assurance maladie. Ces deux conditions sont cumulatives. Ainsi, les personnes détachées à l’étranger mais ayant conservé leur domicile fiscal en France sont assujetties tant qu’elles sont maintenues au régime français de Sécurité sociale. Ne sont pas assujetties à la CSG CRDS : les personnes rattachées à un régime français de Sécurité sociale dés lors qu’elles ne sont pas domiciliées fiscalement en France ; les personnes qui ne sont pas à la charge d’un régime d’assurance maladie français (comme les salariés frontaliers qui résidant en France sont assujettis au régime d’assurance sociale de leur lieu de travail). 2.2     Revenus salariaux soumis à CSG et à CRDS La CSG et la CRDS ont une assiette identique. Elles sont assises sur le montant brut des rémunérations, indemnités, allocations, primes y compris les avantages en nature ou en espèces versés au salarié en contrepartie ou à l’occasion du travail. Les déductions forfaitaires spécifiques pour frais professionnels dont bénéficient certaines professions ne sont pas applicables pour le calcul de la CSG et de la CRDS. 2.3     Taux Le taux de la CRDS est fixé à 0,5 %. Le taux de la CSG est fixé à : 7,5 % pour les salaires ; 6,2 % pour les indemnités journalières de sécurité sociale. Des taux particuliers sont applicables sur les revenus de remplacement. La CRDS n’est pas déductible du revenu imposable. La CSG est déductible à hauteur de 5,1 % du salaire. 2.4     Assiette de calcul La CSG sur les revenus d’activité et les allocations chômage et la prime de partage des profits est calculée sur le montant brut des sommes perçues par les salariés sur lequel est opérée une réduction représentative de frais professionnels, forfaitairement fixée à 1,75 % de ce montant. Cette même réduction est applicable à l’assiette de la CRDS qui est égale, comme pour la CSG, à 98,25 % des revenus bruts des salariés et assimilés. Cet abattement s’applique uniquement sur des éléments de revenu d’activité qui constituent du salaire ainsi que sur les allocations de chômage et la prime de partage des profits. Cet abattement est limité à 4 plafonds de la sécurité sociale (soit 150 192 € pour 2014 au titre d’un emploi à temps plein toute l’année civile). Au-delà, la CSG et la CRDS sont calculées sur 100 % des éléments de la rémunération. La réduction d’assiette ne s’applique pas aux revenus suivants : sommes allouées au salarié au titre de l’épargne salariale, contributions des employeurs destinés au financement des prestations de prévoyance complémentaire ou de retraite supplémentaire à cotisations définies, indemnités de rupture (licenciement, retraite, rupture conventionnelle, etc.), sommes versées à l’occasion de la modification du contrat de travail, etc. Pour ces revenus, l’assiette de la CSG et de la CRDS est appliquée sur leur intégralité, sans abattement. 2.5     Paiement La CSG et la CRDS sont précomptées par l’employeur et versées par celui-ci à l’Urssaf. Par dérogation, la CSG et la CRDS sont recouvrées par la CCVRP pour les VRP multicartes, et par l’AGESSA ou la Maison des artistes pour les artistes-auteurs. Points de vigilance : compte tenu de l’augmentation sensible des taux de cotisations de prévoyance et de mutuelle ces dernières années, les cotisations patronales peuvent être significatives dans certaines entreprises, et sont ainsi susceptibles d’avoir un impact sensible sur l’assiette de la CSG/CRDS. La vérification du paramétrage de l’assiette de la CSG/CRDS est impérative.   3.       Forfait social La loi de financement de la Sécurité sociale pour 2009 a instauré un forfait social, à la charge de l’employeur, sur les rémunérations et gains assujettis à la CSG mais exclus de l’assiette des cotisations sociales. Le taux a été augmenté régulièrement et il est de 20 % depuis le 1er août 2012 (certaines sommes ne sont assujetties qu’à un taux de 8 %). En principe, et sauf exceptions, le forfait social concerne les rémunérations ou gains qui répondent aux deux conditions cumulatives suivantes : exclusion de l’assiette des cotisations de sécurité et assujettissement à la CSG (art. L 137-15 à L 137-17, L 136-1 et L 242-1 CSS). Sont inclues au forfait social au taux de 20 % : les sommes versées par l’entreprise au titre de l’épargne salariale (intéressement, participation) y compris celles perçues par les présidents, gérants, chefs d’entreprise, conjoints collaborateurs… ; les abondements de l’employeur aux PEE et PERCO ; les contributions des employeurs destinées au financement des prestations de retraite supplémentaire, sauf celles qui financent des régimes de retraite à prestations définies ; les rémunérations (jetons de présence et rémunérations exceptionnelles) perçues par les administrateurs et membres des conseils de surveillance de SA et des SELAFA ; la prime de partage des profits pour sa fraction exonérée de cotisations sociales et soumise à CSG CRDS ; les indemnités de rupture conventionnelle sont soumises au forfait social pour la part exonérée de charges sociales et de CSG. Le taux du forfait social reste fixé à 8 % pour : les contributions des employeurs destinées au financement des prestations complémentaires de prévoyance versées au bénéfice de leurs salariés, anciens salariés et de leurs ayants droit, dans les seules entreprises de 10 salariés et plus) ; les sommes affectées à la réserve spéciale de participation au sein des sociétés coopératives ouvrières de production. Sont exclus du champ du forfait : la fraction des indemnités de licenciement, de mise à la retraite et de départ volontaire versées dans le cadre d’un plan de sauvegarde de l’emploi exclues de l’assiette des cotisations de sécurité sociale sont expressément exclues de l’assiette du forfait social ; la participation de l’employeur au financement des chèques-vacances dans les entreprises de moins de 50 salariés. Points de vigilance : les jetons de présence versés aux administrateurs ayant également la qualité de président du conseil d’administration, de directeurs généraux ou de directeurs généraux délégués ne sont pas concernés par le forfait social car ils sont déjà assujettis aux cotisations et contributions sociales comme des salaires. Les allocations d’activité partielle ne sont pas soumises au forfait social. Concernant les sommes versées au titre de l’intéressement assujetties au forfait social, l’employeur est redevable du forfait social : lors de la répartition des sommes dues au titre de la participation et du supplément de participation, que ces sommes soient ou non rendues disponibles immédiatement, lors du versement de l’intéressement ou du supplément d’intéressement.   4.       Assurance chômage Les employeurs du secteur privé situés en France adhèrent et cotisent au régime d’assurance chômage pour leur personnel lié par un contrat de travail. L’employeur doit affilier à l’assurance chômage les salariés ayant un contrat de travail. Le recouvrement des cotisations d’assurance chômage et AGS (Assurance garantie des salaires) est transféré au réseau des Urssaf. Pôle emploi garde le recouvrement des cotisations d’assurance chômage et d’AGS pour les intermittents du spectacle et les expatriés et des contributions particulières dues au titre du CSP (Contrat de sécurisation professionnelle). Les contributions d’assurance chômage sont calculées sur la même assiette que celle retenue pour les cotisations de Sécurité sociale, plafonnée à 4 fois le plafond de Sécurité sociale. Depuis le 1er juillet 2014, les contributions d’assurance chômage et d’AGS sont dues désormais pour l’emploi de tous les salariés, quel que soit leur âge (auparavant, elles n’étaient pas dues à partir de 65 ans). Les contributions sont majorées pour certains CDD. Les taux sont différents pour les intermittents du spectacle.       Taux Part employeur Part salarié Assurance chômage 6,40 % 4,00 % 2,40 % AGS (hors ETT) 0,30 % 0,30 % - AGS (pour les ETT pour le personnel intérimaire) 0,03 % 0,03 % -   La part patronale de la cotisation d’assurance chômage est majorée pour certains CDD : 4,50 % (+ 0,50 %) pour les CDD d'usage d'une durée inférieure ou égale à 3 mois ; 5,5 % (+ 1,50 %) pour les CDD de surcroît d'activité d'une durée supérieure à 1 mois et inférieure ou égale à 3 mois ; 7 % (+ 3 %) pour les CDD de surcroît d'activité d'une durée inférieure ou égale à 1 mois. La part patronale est exonérée pour l'embauche d'une personne de moins de 26 ans en CDI, à l’issue de la période d’essai : pendant 4 mois pour les entreprises de moins de 50 salariés ; pendant 3 mois pour les entreprises de 50 salariés et plus. Points de vigilance : les dirigeants assimilés salariés (gérant minoritaire de SARL par exemple) n’ont pas de contrat de travail en principe, aussi ils ne cotisent pas à Pôle emploi. S’ils cumulent leur mandat social avec un contrat de travail, il est conseillé de saisir le service des mandataires sociaux de Pôle emploi afin de savoir s’ils doivent cotiser à l’assurance chômage. Il en va de même pour les associés et les conjoints salariés, a fortiori quand ils ont des pouvoirs étendus (signature…). Il est plus prudent de saisir au préalable le service de Pôle Emploi pour savoir si, en cas de perte d’emploi, ils seront indemnisés. Il existe le cas échéant des régimes spécifiques perte d’emploi pour les dirigeants (GSC, APPI…).   5.       Retraite complémentaire Les régimes de retraite complémentaire AGIRC et ARRCO sont obligatoires pour les salariés. Les droits constitués peuvent être complétés par l’adhésion à des régimes de retraite supplémentaire. Les salariés du secteur privé cotisent pour leur retraite de base auprès du régime général de la Sécurité sociale (ou de la Mutualité sociale agricole s’ils travaillent dans le secteur agricole) et, pour leur retraite complémentaire, auprès d’une caisse de retraite ARRCO, et AGIRC pour les cadres. Les salariés affiliés à l’AGIRC se divisent en trois catégories : les ingénieurs et cadres visés par l’article 4 de la Convention collective nationale du 14 mars 1947, les employés, techniciens et agents de maîtrise répondant aux conditions de l’article 4 bis de la Convention collective nationale du 14 mars 1947, les « assimilés cadres » (salariés ayant au moins un coefficient 300 dans les classifications Parodi). La retraite complémentaire ARRCO ou AGIRC repose sur le principe de la répartition : les cotisations versées par les salariés et leurs employeurs servent à payer immédiatement les pensions aux retraités. Les cotisations versées par les entreprises et les salariés sont transformées en points de retraite qui s’accumulent sur un compte au nom du salarié et qui sont conservés quels que soient les changements rencontrés au cours de la carrière. Le nombre total de points, obtenus en fin de carrière, donnera le montant annuel de la retraite. Le montant de la retraite ARRCO ou AGIRC est fonction de la valeur du point en vigueur au moment de la prise de retraite. Les régimes de retraite ARRCO et AGIRC sont gérés exclusivement par les organisations syndicales des salariés et les organisations d’employeurs. Il existe un nombre important de caisses, selon l’activité de l’entreprise. Les taux de cotisations sont indiqués dans les barèmes de cotisations. Points de vigilance : les « assimilés cadres » qui cotisent à l’AGIRC n’ont pas pour autant la qualité de cadre ; il n’y a pas lieu de leur appliquer les dispositions conventionnelles des cadres. L’employeur doit cotiser pour les salariés qu’il envoie à l’étranger pour y travailler. Le dirigeant d’entreprise est affilié à l’AGIRC et à l’ARRCO s’il cotise au régime général en tant que salarié.   En savoir plus ? Rendez-vous sur http://www.experts-comptables.fr/

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