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Qu'est-ce que la fiche de prévention des expositions ?

Cette fiche vous est proposée par le Conseil Supérieur de l'Ordre des Experts Comptables.

 

Pour chaque salarié concerné, l’employeur doit établir une fiche individuelle de prévention des expositions qui recense les facteurs de risque auxquels le salarié a été exposé. 

 

  • Champ d'application

A compter du 1er janvier 2015, l’employeur doit réaliser et mettre à jour la fiche de prévention des expositions pour les salariés exposés au facteurs de risque de pénibilité au-delà des seuils définis par les textes.

Avant le 1er janvier 2015, la fiche devait être établie pour tous les salariés exposés à des facteurs de pénibilité, quelles que soient l’intensité et la durée de leur exposition.

Les travailleurs temporaires bénéficient également d’une fiche de prévention des expositions s’ils dépassent les seuils d’exposition. Il appartient à leur employeur (l’entreprise de travail temporaire) de l’établir. Toutefois, l’entreprise utilisatrice a l’obligation de transmettre à l’entreprise de travail temporaire les informations nécessaires à l’établissement de cette fiche. Les conditions dans lesquelles les entreprises utilisatrices transmettent ces informations doivent être définies par décret, non encore paru à la date de rédaction du présent ouvrage.

L'entreprise utilisatrice qui n’a pas transmis les informations pourra faire l'objet d'une pénalité financière pouvant aller jusqu’à 50 % du plafond mensuel de sécurité sociale.

 
  • Contenu de la fiche

La fiche de prévention des risques est individuelle : une fiche doit être établie pour chaque salarié concerné. Elle doit être établie en cohérence avec l'évaluation des risques et le document unique retranscrivant cette évaluation.

Un arrêté fixera le nouveau modèle de fiche (arrêté non publié à la date de rédaction de cet ouvrage). 

La fiche consigne :

  1. les conditions de pénibilité auxquelles le travailleur est exposé ;
  2. la période au cours de laquelle cette exposition est survenue ;
  3. les mesures de prévention mises en oeuvre par l'employeur pour faire disparaître ou réduire l'exposition à ces facteurs durant cette période.

Elle doit également mentionner de manière apparente et claire le droit pour tout salarié de demander la rectification des informations contenues dans ce document. 

 

  • Communication de la fiche

La fiche doit être transmise au salarié au terme de chaque année civile, au plus tard, le 31 janvier de l’année suivant l’exposition. 

 

Exemple

Pour les salariés exposés à la pénibilité au-delà des seuils en 2015, la fiche doit être transmise au salarié au plus tard le 31 janvier 2016.

 

Elle doit être mise à la disposition du salarié et des agents de contrôle (inspecteur du travail, contrôleur de la caisse d’assurance vieillesse).

Par ailleurs, elle doit être communiquée au service de santé au travail qui la transmet au médecin du travail. Elle complète le dossier médical en santé au travail de chaque travailleur.

Pour les travailleurs dont le contrat s'achève en cours d'année civile, l’employeur l'établit et la transmet au travailleur au plus tard le dernier jour du mois suivant la date de fin du contrat de travail.

 

Exemple

Pour un salarié partant le 15 octobre 2015, la fiche doit être transmise au plus tard le 30 novembre 2015.

 

Une copie de la fiche est remise au salarié en cas de :

  1. départ de l'établissement ;
  2. déclaration de maladie professionnelle ;
  3. arrêt de travail d'origine non-professionnelle d'au moins 3 mois ;
  4. arrêt de travail d'origine professionnelle d'au moins 30 jours.

En cas de décès du travailleur, ses ayants droit peuvent obtenir cette copie.

La fiche doit être conservée pendant 5 ans.

Les informations contenues dans ce document sont confidentielles et ne peuvent pas être communiquées à un autre employeur auprès duquel le travailleur sollicite un emploi.

Modalités de transmission de la fiche

Etablissement

ou mise à jour

de la fiche

Au terme de chaque année civile ou au terme du contrat de travail, transmission :

  • au salarié
  • à la médecine du travail

Remise d’une copie

Au salarié (ou aux ayants-droit le cas échéant), en cas de :

  • Changement d’établissement
  • Maladie professionnelle
  • AT ≥ 30 jours
  • Arrêt de travail ≥ 3 mois
  • Décès : sur demande des ayants-droit

Mise à disposition de la fiche

  • du salarié
  • des agents de contrôle

Délai de conservation

5 ans

 

 

  • Sanctions

Le fait de ne pas remplir ou actualiser la fiche de prévention des expositions est puni de l'amende prévue pour les contraventions de la cinquième classe.

Le salarié pourra également demander des dommages-intérêts en raison de la non-communication de la fiche de prévention des expositions.

 

Sanction pénale

Contravention de 5e classe :

Personne physique : 1 500 €

Personne morale : jusqu’à 7 500 €

Appliqué autant de fois qu’il y a de travailleurs concernés par l’infraction.

Montants doublés en cas de récidive dans un délai d’un an.

Sanction civile

Dommages-intérêts

 

 

En savoir plus sur le Compte Personnel Prévention de la Pénibilité (C3P)

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Apports Les apports en numéraire doivent être libérés au moment de la constitution de la société pour une fraction déterminée entre les actionnaires qui ne peut être inférieure à la moitié du montant nominal des actions de numéraire. Le solde doit être libéré dans les cinq ans suivant l’immatriculation de la société. Les apports en numéraire sont déposés chez un dépositaire (notaire, banque, caisse des dépôts et consignations). Les versements doivent intervenir avant la signature des statuts. Les apports en nature doivent être décrits et évalués dans les statuts (au vu d’un rapport établi par un commissaire aux apports, sauf exception). Les apports en industrie ouvrent droit, en contrepartie, à l’attribution d’actions. Acte constitutif Les statuts doivent être établis par écrit et contiennent des mentions obligatoires. Publicité La constitution de la société doit faire l’objet d’une insertion dans un journal d’annonces légales. Elle fait également l’objet d’une insertion au bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC) à la diligence du greffier du tribunal de commerce. Immatriculation Le dossier d’immatriculation est déposé au centre de formalités des entreprises (CFE) de la chambre de commerce et d’industrie (CCI) ou de la chambre de métiers et de l’artisanat (CMA) selon l’activité et le nombre de salariés.   Fonctionnement Fonctionnement Gouvernance et prise de décision Les associés déterminent librement dans les statuts la composition de l’organe de gestion de la SAS et les règles de fonctionnement de cet organe. La loi exige toutefois la désignation d’un président, qui représente la société à l’égard des tiers. Rien n’interdit que les dirigeants et notamment le président soient des personnes morales. Nomination et révocation des dirigeants Les modalités de désignation du président et des dirigeants sont librement fixées par les statuts. Les dirigeants initiaux sont nommés dans les statuts ou par décision des associés. Obligations comptables Obligations comptables de droit commun. Compte bancaire séparé Oui. Dépôt des comptes sociaux Dépôt au greffe du tribunal de commerce. Possibilité de demander la confidentialité des comptes sociaux pour les sociétés répondant à certains critères. Publicité au BODACC à la diligence du greffier. Obligations juridiques Assemblée générale ordinaire annuelle. Droit des entreprises en difficulté Livre sixième du Code de commerce. Contrôle Obligation de nommer un commissaire aux comptes : lorsque certains seuils sont dépassés, lorsque la société contrôle ou est contrôlée par une ou plusieurs sociétés. Imposition des bénéfices Impôt sur les sociétés. Sur option et sous certaines conditions, impôt sur le revenu pour les sociétés de moins de cinq ans. Si la société a opté pour l’impôt sur le revenu, ses bénéfices sont imposables entre les mains de l’associé unique, dans la catégorie de revenus correspondant à son activité.   Statut de l'entrepreneur Statut de dirigeants et des associés Dirigeants Responsabilité des dirigeants Les règles fixant la responsabilité civile des membres du conseil d’administration et du directoire des sociétés anonymes sont applicables au président et, s’il en existe, aux autres dirigeants de la SAS. La responsabilité pénale des dirigeants de SAS est calquée sur celle des administrateurs, à l’exception des infractions relatives au fonctionnement du conseil d’administration et à la tenue des assemblées générales ordinaires. La responsabilité fiscale des dirigeants peut être engagée en cas de manœuvres frauduleuses ou d’inobservation grave et répétée des obligations fiscales ayant rendu impossible le recouvrement des impositions. Régime social des dirigeants Le président et les autres dirigeants de la SAS relèvent du régime général des salariés de la sécurité sociale en tant que cadres. Régime fiscal des dirigeants Les rémunérations versées aux présidents et aux autres dirigeants de la SAS sont imposées dans la catégorie des traitements et salaires à l’impôt sur le revenu. Associés Responsabilité des associés Les associés ne répondent du passif social qu’à hauteur du montant de leur apport, sauf s’ils se sont portés caution de la société. Régime fiscal des associés Les dividendes distribués aux associés personnes physiques sont imposables dans la catégorie des revenus de capitaux mobiliers à l’impôt sur le revenu.   En savoir plus sur les avantages et les inconvénients d'une SAS.

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Les apports en nature doivent être évalués dans les statuts au vu d’un rapport établi par un commissaire aux apports. Les associés peuvent décider à l’unanimité de ne pas recourir à un commissaire aux apports pour leur évaluation si aucun apport en nature n’a une valeur qui excède 30 000 € et si la valeur globale de ces apports n’excède pas la moitié du capital. Des apports en industrie consistant en la mise à disposition de connaissances techniques, de travail ou de services, peuvent être effectués. Acte constitutif Les statuts doivent être établis par écrit et contiennent des mentions obligatoires. Publicité La constitution de la société doit faire l’objet d’une insertion dans un journal d’annonces légales. Elle fait également l’objet d’une insertion au bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC) à la diligence du greffier du tribunal de commerce. Immatriculation Le dossier d’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS) doit être déposé au centre de formalités des entreprises (CFE) de la chambre de commerce et d’industrie (CCI) ou de la chambre de métiers et de l’artisanat (CMA) selon la nature de l’activité et le nombre de salariés.   Fonctionnement Fonctionnement Gouvernance et prise de décision Le nombre de gérants est librement fixé par les statuts. L’étendue de leurs pouvoirs est déterminée par les associés, qui peuvent les limiter dans les statuts. Toute décision nécessitant une modification des statuts doit être prise en AGE. Nomination et révocation des gérants Les gérants sont nommés dans les statuts ou dans un acte annexé aux statuts. La durée de leurs fonctions est fixée par les statuts. Les gérants peuvent être reconduits ou révoqués à la majorité de plus de la moitié des parts sociales ou à une majorité supérieure si les statuts le prévoient. Obligations comptables Obligations comptables de droit commun. Compte bancaire séparé Oui Dépôt des comptes sociaux Dépôt au greffe du tribunal de commerce. Les SARL répondant aux critères de la micro-entreprise définis par l’article D.123-200 du Code de commerce sont : - dispensées du dépôt des annexes si elles ne dépassent pas au titre du dernier exercice comptable deux des trois critères suivants : total du bilan ≤ à 350 K€, CA net ≤ à 700 K€, ≤ à 10 salariés, - tenues de déposer leurs comptes annuels mais peuvent déclarer, sauf exceptions, que les comptes annuels qu’elles déposent ne seront pas rendus publics. Publicité au BODACC à la diligence du greffier. Obligations juridiques Assemblée générale ordinaire annuelle Droit des entreprises en difficulté Livre sixième du code de commerce. Régime d’imposition En principe impôt sur les sociétés, mais possibilité d’opter pour l’impôt sur le revenu pour les SARL de famille et, sous certaines conditions, pour les SARL de moins de 5 ans.   Statut de l'entrepreneur Statut du dirigeant et des associés Dirigeants Responsabilité des gérants Les gérants sont responsables civilement et pénalement des fautes commises dans leur gestion. Ils sont également responsables fiscalement en cas de fraude ou de non-respect répété des obligations fiscales. Régime social des gérants Gérant majoritaire : régime social des non-salariés. La part des dividendes, qui excède 10 % du capital social et des primes d’émission et des sommes versées en compte courant détenus par les gérants majoritaires, leur conjoint et leurs enfants mineurs, est soumise aux cotisations sociales. Gérant minoritaire ou égalitaire : assimilation au régime des salariés pour la sécurité sociale et l’assurance vieillesse. Régime fiscal des gérants SARL soumise à l’impôt sur les sociétés : traitements et salaires. SARL ayant opté pour l’impôt sur le revenu : catégorie de revenus (bénéfices industriels et commerciaux, bénéfices non commerciaux) dont relève l’activité de la société. Associés Responsabilité des associés La responsabilité des associés est limitée au montant de leurs apports, sauf en cas de faute de gestion ou de caution personnelle accordée sur des prêts consentis à la société. Régime social des associés Régime social des salariés si l’associé bénéficie d’un contrat de travail et ne s’immisce pas dans la gestion de la société. Régime des non-salariés en cas d’immixtion. Régime fiscal des associés Dividendes imposables dans la catégorie des revenus de capitaux mobiliers.   En savoir plus sur les avantages et les inconvénients d'une SARL.

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