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Les 6 bonnes raisons d'externaliser ses tâches administratives

L’externalisation (ou « Outsourcing ») consiste à confier une partie de ses activités à un prestataire extérieur afin d’éviter d’en assurer la charge en interne.

Souvent perçue comme une menace, l’externalisation représente pourtant l’opportunité pour votre organisation de recentrer ses axes stratégiques sur son cœur de métier, un gain considérable qui pourrait à long terme assurer la réussite de vos objectifs. Choix hautement stratégique, l’externalisation nécessite cependant une main experte et ainsi de faire appel à des entreprises dont le cœur de métier est d’accompagner et de guider les entreprises tout en leur proposant des solutions pertinentes adaptées à leurs besoins.

L’un des choix les plus judicieux consiste en l’externalisation des activités dites de « Back-Office » soit administratives, financières et juridiques. L’idée de cet article est de mettre en relief les 6 bonnes raisons pouvant pousser un acteur à envisager l’externalisation de ses activités de Back-Office. Cette analyse s’appuie sur l’expertise que les équipes de YourBO ont développé auprès d’une soixantaine de clients depuis plus de 4 ans.

  • Se recentrer sur son cœur de métier, sur le « Business Development »

Créer et développer un business est une activité à temps plein. Développer l’offre, chercher de nouveaux clients, communiquer, développer des partenariats, recruter, former… autant d’activités essentielles et critiques qui nécessitent un investissement plein du dirigeant.

La lourdeur des contraintes administratives et financières françaises génère de nombreuses tâches à faible valeur ajoutée qui consomment un temps non négligeable pour le dirigeant. L’externalisation libère le dirigeant de ces tâches chronophages et lui permet de se concentrer sur la création de valeur en développant son activité.

  • Générer un ROI (« Return On Investment ») considérable

Face à une proposition d’externalisation chiffrée, de nombreux dirigeants sont frileux : pourquoi payer des services complémentaires qui peuvent partiellement être assumés par le dirigeant ?

Cette vision à court terme est cependant biaisée et handicapante à moyen terme. Le coût inhérent à l’externalisation se transforme en investissement rentable grâce au temps à haute valeur ajoutée qu’elle dégage pour le dirigeant. De nombreux centres de coûts sont souvent négligés par les dirigeants : salaire de la personne en charge des fonctions administrative et financières, temps de formation, opportunités de business manquées…

De plus, le recrutement d’une personne dédiée à ces fonctions est souvent bien plus coûteux que le coût d’une externalisation (le RAF d’une PME a en moyenne un salaire brut de 5417 euros par mois, soit un coût mensuel d’environ 7600 euros selon Michael Page).

  • Un interlocuteur unique avec des limites : l’expert-comptable

Le seul interlocuteur vers lequel se tournent les TPE et PME est souvent l’expert-comptable.

Cependant, celui-ci ne répond pas pleinement aux attentes des dirigeants. Leur vision étant centrée sur la comptabilité et le contrôle des opérations, elle pourrait handicaper un entrepreneur voulant une vision dynamique et évolutive de son projet. Aujourd’hui, quelques sociétés sont spécialisées dans l’externalisation et peuvent vous proposer des services intégrés et adaptés à vos exigences métiers.

  • Maîtriser son budget et la durée avec des prestations forfaitisées

La gestion en interne expose au risque d’y consacrer un temps considérable, incompressible et difficile à appréhender qui pourra fluctuer fortement dans le temps et impacter considérablement l’agenda du dirigeant. Certains acteurs proposent des prestations « à la carte » facturées au forfait avec un engagement de résultat. Vous avez alors la garantie de la bonne réalisation de la prestation dans un temps imparti et avec un budget maîtrisé et connu à l’avance. Vous ne supportez plus les risques inhérents à cette prestation.

  • Assurer la flexibilité et la continuité des activités 

Lors d’une gestion en interne, deux choix se posent :

  • Si le dirigeant gère ces fonctions, son agenda est impacté par le cadre strict des obligations administratives, sociales et fiscales ;
  • Si le dirigeant emploie un salarié pour gérer ces fonctions, il s’expose au risque de l’absentéisme, du recrutement, du remplacement, de la formation…

L’externalisation garantit une continuité de services indépendant des aléas de la vie de l’entreprise.

  • Bénéficier d’une expertise sur des questions hautement sensibles

La prise en charge en interne des fonctions Back-office se heurte à un problème considérable : le manque d’expertise.

Les fonctions comptables, ressources humaines, paies, juridiques et administratives sont très encadrées par un cadre législatif contraignant. Des erreurs peuvent avoir des conséquences considérables : amendes, pénalités, redressements social ou fiscal, responsabilité pénale…

Les dirigeants disposent rarement des champs de compétences nécessaires à la gestion de l’ensemble de ces fonctions et s’exposent à des risques. L’externalisation garantit un service de qualité respectant les normes et le cadre législatif et fiscal, offre du conseil au dirigeant et protège l’entreprise en termes de responsabilité.

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