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Déclaration sociale nominative : quel calendrier ?

Cette fiche vous est proposée par Wolters Kluwer.

 

La Déclaration Sociale Nominative (DSN), disponible depuis 2013, est obligatoire pour certaines entreprises depuis le 1er avril 2015. Le point sur ce nouveau dispositif, les étapes de son déploiement et les documents qu'il est amené à remplacer.

 

  • Quelles sont les entreprises concernées ?

À l’issue de la période transitoire, la DSN concernera toutes les entreprises. Son champ d’application s’élargit progressivement selon le calendrier suivant.

  1. Depuis janvier 2013, une période d’expérimentation est lancée. L’adhésion à la DSN est volontaire. Seules certaines entreprises n’ont pas la possibilité d’expérimenter le dispositif : celles situées hors métropole, celles du secteur public, de travail temporaire, celles dont le personnel relève de régimes de sécurité sociale différents, de régimes spéciaux de sécurité sociale ou de certaines règles spécifiques en matière d’assurance chômage, et celles qui :

    – calculent et versent la paye après le 5 du mois si elles doivent envoyer la DSN le 5 du mois (cela concerne les entreprises mensualisées déjà soumises à cette échéance) ;

    – calculent et versent la paye après le 10 du mois si elles doivent envoyer la DSN le 15 pour tout ou partie de leurs salariés (cela concerne les autres entreprises).

  2. Depuis le 1er avril 2015, la DSN est le moyen de déclaration obligatoire pour les employeurs redevables de cotisations et contributions sociales au titre de l’année 2013 :

    – soit d’un montant égal ou supérieur à 2 millions d’euros ;

    – soit d’un montant égal ou supérieur à 1 million d’euros, lorsqu’ils ont recours à un tiers déclarant et que ce dernier déclare au titre de l’année 2013 pour l’ensemble de ses clients au moins 10 millions d’euros.

À NOTER

Les majorations et pénalités ne sont pas prises en compte pour l’évaluation de ces seuils.

La méconnaissance de cette obligation donne lieu à une pénalité de 7,50 € par salarié et par mois, plafonnée à 10 000 € par mois si l’entreprise emploie au moins 2 000 salariés et à 750 € dans le cas contraire [D. n° 2014-1082, 24 sept. 2014, JO 26 sept.].

 

--> À partir du 1er janvier 2016, la DSN s’imposera à toutes les entreprises.

 

  • Quel est l'intérêt d'y adhérer volontairement ?

Les objectifs de la DSN sont de simplifier les démarches déclaratives administratives et de dématérialiser le plus grand nombre de déclarations sociales. Elle permet d’avoir une opération unique de transmission des données sociales à l’issue de la paye. Rentrer dans le dispositif de manière anticipée permet de bénéficier des apports de cette simplification au plus tôt et de s’assurer de l’appropriation de la logique déclarative de la DSN avant qu’elle ne soit obligatoire. Il existe également un suivi personnalisé assuré par des experts DSN issus des organismes de protection sociale.

La plupart des entreprises ont donc cette possibilité d’anticiper la mise en place de ce nouveau dispositif afin de s’y accommoder en amont sans attendre qu’elle devienne légalement obligatoire au 1er  janvier 2016.

 

  • Quels documents la DSN remplace-t-elle ?

À terme, la DSN a vocation à remplacer toutes les déclarations sociales. Mais ce remplacement s’effectue selon trois phases.

  1. Depuis son lancement, la DSN se substitue à : l’attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières (DSIJ), l’attestation employeur destinée à Pôle emploi (AE), les déclarations et enquêtes de mouvement de main-d’œuvre (DMMO pour les entreprises de 50 salariés et plus et EMMO pour les entreprises de moins de 50 salariés), ainsi qu’à la radiation des contrats de groupe pour les contrats en assurance complémentaire et supplémentaire.

    Depuis le 1er février 2015, elle remplace également la déclaration unifiée de cotisations Urssaf (le bordereau récapitulatif des cotisations, ainsi que le tableau récapitulatif annuel), les attestations de versement de salaire en cas d’accident du travail et de maladie professionnelle et le relevé mensuel de mission dans les entreprises de travail temporaire.

  2. À partir du 1er janvier 2016, elle remplacera toutes les déclarations unifiées de cotisations sociales (retraite complémentaire, régime de prévoyance, congés intempéries BTP, etc.), ainsi que les déclarations de cotisations MSA (bordereau de versement mensuel et déclaration trimestrielle des salaires), les déclarations liées à la caisse nationale de compensation des cotisations de sécurité sociale des VRP et la déclaration automatisée des données sociales unifiées (DADS-U).

 

REMARQUE

La dernière campagne DADS-U aura lieu en janvier 2016 pour les données de 2015. La disparition définitive des DADS et DADS-U est donc prévue pour 2017, puisqu’il faut un an de DSN pour collecter les données d’une DADS-U.

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Dès lors que l’installation de l’autocommutateur répond à ses conditions, l’employeur pourra utiliser les relevés édités à l’appui d’une sanction, même s’il n’a pas au préalable informé le salarié qu’il vérifierait ses communications téléphoniques [Cass. soc., 29 janv. 2008, n° 06-45.279 : en l’occurrence, le salarié a été licencié pour avoir appelé depuis son téléphone professionnel des messageries de rencontres pour adultes].   Peut-il utiliser les factures détaillées ? L’employeur peut valablement se servir des factures détaillées fournies par l’opérateur téléphonique afin de surveiller les numéros appelés par le salarié depuis son téléphone professionnel, sans devoir l’en informer au préalable [Cass. soc., 15 mai 2001, n° 99-42.937].   Peut-il procéder à des écoutes ? La mise en place d’écoutes téléphoniques, qui peut être justifiée par des impératifs de sécurité, constitue également un dispositif de surveillance des salariés. Elle doit donc respecter les conditions évoquées ci-dessus s’agissant du recours à un autocommutateur : consultation du CE, information des salariés et déclaration à la Cnil (une déclaration simplifiée existe pour certaines écoutes, voir ci-dessous). Ainsi, l’écoute d’une communication téléphonique réalisée à l’insu du salarié ne peut être utilisée par l’employeur comme moyen de preuve en vue d’une sanction [Cass. soc., 16 déc. 2008, n° 07-43.993]. En revanche, dès lors que le salarié a été dûment informé de ce que ses conversations téléphoniques seraient enregistrées, les écoutes réalisées constituent un mode de preuve valable [Cass. soc., 14 mars 2000, n° 98-42.090].   ATTENTION Le fait de procéder à des écoutes téléphoniques de manière dissimulée, sans le consentement de la personne, constitue le délit d’atteinte à la vie privée, passible d’un an de prison et de 45 000 € d’amende [C. pén., art. 226-1]. Pour l’administration, le salarié doit donc donner son accord, au moins implicite, à l’écoute de ses conversations [Rép. min., JO AN Q, 2 avr. 1992, p. 1540]. Par ailleurs, le délit n’est constitué que si l’écoute dissimulée porte sur des propos à caractère non professionnel [Cass. crim., 14 févr. 2006, n° 05-84.384].   Qu'en est-il des SMS (textos) ? Si l’employeur ne peut utiliser des écoutes téléphoniques effectuées à l’insu du salarié, il en va différemment des textos envoyés depuis le téléphone portable professionnel. En effet, le salarié ne peut ignorer qu’ils sont enregistrés par l’appareil récepteur [Cass. soc., 23 mai 2007, n° 06-43.209]. Ces SMS sont donc présumés avoir un caractère professionnel, l’employeur pouvant donc les consulter sans que l’intéressé soit présent, et ce sauf s’ils sont identifiés comme étant personnels (messages débutant par la mention « Personnel » ou « Privé ») [Cass. com., 10 févr. 2015, n° 13-14.779].   Quelles sont les règles pour les salariés protégés ? Pour l’accomplissement de leur mission légale et la préservation de la confidentialité qui s’y attache, les salariés protégés doivent disposer d’un matériel excluant l’interception de leurs communications téléphoniques et l’identification de leurs correspondants. Tous les salariés protégés sont concernés : représentants du personnel [Cass. soc., 6 avr. 2004, n° 02-40.498], administrateurs de l’Urssaf [Cass. soc., 4 avr. 2012, n° 10-20.845], conseillers prud’homaux, conseillers du salarié, etc. [C. trav., art. L. 2411-1]. En pratique, l’employeur ne pourra pas surveiller leurs communications téléphoniques : leurs lignes ne devront pas être reliées à un autocommutateur et les relevés fournis par l’opérateur téléphonique ne pourront être utilisés à leur encontre dès lors qu’ils permettent d’identifier les correspondants.   En quoi consiste la déclaration simplifiée à la CNIL ? Si le système d’écoute et d’enregistrement téléphoniques mis en place remplit le cahier des charges fixé par la Cnil, l’employeur doit seulement lui envoyer un engagement de conformité et peut directement commencer à utiliser le dispositif [Délib. Cnil n° 2014-474, 27 nov. 2014, JO 6 janv. 2015]. En revanche, si toutes les exigences ne sont pas réunies, il devra passer par une déclaration de droit commun.   > Dispositifs concernés. Seuls peuvent bénéficier de la déclaration simplifiée les dispositifs relatifs à l’écoute et à l’enregistrement ponctuel des conversations téléphoniques sur le lieu de travail et qui répondent aux conditions de la norme simplifiée. Sont exclus les enregistrements audiovisuels, les écoutes faisant l’objet d’un couplage avec des captures d’écran du poste informatique du salarié et l’enregistrement permanent ou systématique des appels sur le lieu de travail. Le dispositif doit être mis en œuvre pour l’une au moins des finalités suivantes : la formation des employés ; l’évaluation des employés ; l’amélioration de la qualité du service.   > Données pouvant être traitées. Dans le cadre de l’élaboration des documents d’analyse, les données collectées et traitées doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités. Elles peuvent porter sur : les données d’identification du salarié et de l’évaluateur ; les informations techniques relatives à l’appel (date, heure et durée de celui-ci) ; l’évaluation professionnelle du salarié. Les données traitées incluent les enregistrements sonores. Les destinataires de ces données sont limités : il s’agit des personnes chargées de la formation des employés, de leur évaluation et de l’amélioration de la qualité du service.   > Obligations d’information. Les salariés et leurs interlocuteurs doivent être informés : de l’identité du responsable du traitement ; de la finalité poursuivie par le traitement ; des catégories de données traitées, des destinataires des données ; de leurs droits d’accès, de rectification, d’opposition ainsi que des modalités d’exercice de ces derniers ; des transferts de données envisagés à destination d’un État non membre de l’Union européenne. Les personnes doivent être informées de leur droit d’opposition avant la fin de la collecte des données les concernant, pour être en mesure de refuser cette dernière.   > Conservation des données. Les données ne peuvent être conservées que pour une durée pertinente au regard de la finalité justifiant leur traitement. Dans tous les cas, les enregistrements ne doivent pas être conservés au-delà de six mois à compter de leur collecte. Pour ce qui est des documents d’analyse établis à partir des données personnelles, leur durée de conservation est fixée au maximum à un an.

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