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Analyse sectorielle : l'hôtellerie de plein air (2016)

Retrouvez ci-dessous l'analyse sectorielle de l'hôtellerie en plein air, analyse réalisée par le Conseil Supérieur de l'Ordre des Experts Comptables.

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04/07/2016

Equipe Wikipme

Mots clés : Hôtellerie Hôtel logement

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Obligation du dirigeant

 1.1 Responsabilité du dirigeantLa responsabilité de l’organisation et de la tenue de la comptabilité incombe au dirigeant de l’entreprise.1.2 Document décrivant les procédures et l’organisation comptableUne documentation décrivant les procédures et l’organisation comptables est établie en vue de permettre la compréhension et le contrôle du système de traitement. Cette documentation est conservée aussi longtemps qu’est exigée la conservation des documents comptables auxquels elle se rapporte.Tous les commerçants, personnes physiques ou morales, indépendamment de leur taille, doivent établir ce document.Aucune précision réglementaire ne précise le contenu de ce document. Pour l’Ordre des experts-comptables (OEC), (Rec. n° 21.06), il comprend notamment les informations ayant trait :♣ à l’organisation générale de l’entreprise ;♣ à l’organisation comptable de l’entreprise ;♣ aux intervenants extérieurs et au rôle de chacun ;♣ au plan des comptes et à la description du contenu des comptes et d’un guide des imputations comptables ;♣ aux systèmes et moyens comptables : types de système, moyens utilisés ;♣ à la description des procédures de collecte, de saisie, de traitement et de contrôle des informations ;♣ au système de classement et d’archivage ;♣ aux livres comptables obligatoires et aux liens entre ces livres et autres documents et pièces comptables ;♣ au guide de justification des comptes et des travaux d’inventaire avec des modèles de rapprochement et d’états de justification pour les travaux récurrents ;♣ au modèle d’instructions d’inventaire ;♣ à l’organisation des travaux d’élaboration et de présentation des états financiers.Sur le plan fiscal, la non présentation du document peut :♣ être assimilée à un refus de communication ;♣ placer les agents des impôts, en cas de vérification, dans l’impossibilité d’accomplir leur mission.1.3 Livres obligatoiresSelon les articles R 123-173 du Code de commerce et  912-1 du PCG, les commerçants, personnes morales et personnes physiques, à l’exception des petits commerçants placés sous le régime fiscal des micro-entreprises, doivent tenir les livres comptables obligatoires suivants :♣ un livre-journal ;♣ un grand livre ;♣ un livre d’inventaire.Le livre-journal et le livre d’inventaire peuvent, à la demande du commerçant, être cotés et paraphés, dans la forme ordinaire et sans frais, par le greffier du tribunal dans le ressort duquel le commerçant est immatriculé. Chaque livre reçoit un numéro d’identification répertorié par le greffier sur un registre spécial.Des documents sous forme électronique peuvent tenir lieu de livre-journal, de grand-livre et de livre d’inventaire ; dans ce cas, ils sont identifiés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve.Le livre-journal contient la centralisation de la comptabilisation des mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise.Le grand livre contient les écritures du livre-journal ventilées selon le plan comptable de l’entreprise (art.912-2 du PCG).Les données d’inventaire sont regroupées sur le livre d’inventaire. Celui-ci est suffisamment détaillé pour justifier le contenu de chaque poste du bilan.Pour les exercices ouverts à compter du 1er janvier 2016, l’obligation de tenir un livre d’inventaire est supprimée (C. com., art. R 123-173 modifié par le décret n°2015-903 du 23 juillet 2015). Cette mesure n’entraînera pas la suppression de l’opération d’inventaire elle-même, qui devra toujours être réalisée.Point de vigilance : La supression de la tenue du livre d’inventaire est un simple allègement de formalisme car l’obligation de procéder au contrôle annuel de l'existence et de la valeur de tous les éléments d'actif et de passif à la date de clôture demeure. Ces données d'inventaire doivent être conservées pendant 10 ans et organisées de manière à justifier le contenu et les modes d'évaluation de chacun des postes du bilan, conformément à la nouvelle rédaction de l’article R 123-177 du Code de commerce applicable au 1er janvier 2016.Organisation de la comptabilité1.4 Organisation de la comptabilitéL’organisation de la comptabilité doit permettre :♣ de saisir chronologiquement les écritures comptables. Ces dernières s’appuient sur des pièces justificatives datées, classées et devant être conservées ;♣ de fournir régulièrement des informations et l’établissement des états obligatoires ;♣ de mettre en œuvre des procédures de contrôle.Les documents comptables, dont les livres obligatoires, doivent être conservés pendant 10 ans.1.5 DématérialisationLa dématérialisation des documents et des procédures comptables constitue un véritable enjeu pour tous les commerçants (réduction des coûts, amélioration des délais, gain de fiabilité…). Les lois n°2000-230 du 13 mars 2000, n°2004-575 du 21 juin 2004 et l’ordonnance n°2005-674 du 16 juin 2005 ont permis de transposer en droit français les directives du 13 décembre 1999 sur la signature électronique et du 8 juin 2000 sur le commerce électronique.La dématérialisation consiste en la transformation d’un traitement de documents réels en traitement numérique.La mise en œuvre d’une dématérialisation de la comptabilité au sein de l’entreprise nécessite :♣ une étude préalable des flux d’information à traiter ;♣ la définition d’un périmètre précis des documents concernés ; un recensement des avantages et des inconvénients des systèmes proposés par le marché ;♣ une adaptation de l’organisation interne de l’entreprise en intégrant les nouvelles fonctions au profil de poste.Certaines précautions sont néanmoins nécessaires et devront notamment se traduire par :♣ un archivage fiable et sécurisé des données ;♣ des supports adaptés à l’entreprise ;♣ le recours à certains pré-requis tels la formation, les conseils, la maintenance et l’assistance.Point de vigilance : la loi de finances rectificative 2012 du 29 décembre 2012 prévoit que les contribuables doivent présenter leur comptabilité sous forme dématérialisée, dès lors que cette dernière est tenue sous cette forme. La présentation des documents comptables sous forme dématérialisée s’effectue par la remise, au début des opérations de contrôle, d’une copie des fichiers des écritures comptables (FEC) sous forme dématérialisée répondant à des normes fixées par arrêté (pour les vérifications fiscales débutant à compter du 1er janvier 2014).Ce contenu vous est proposé par le Conseil Supérieur de l ‘Ordre des Experts Comptables.   

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